6.1. В администрации города рассматриваются индивидуальные и коллективные обращения граждан по вопросам сфер деятельности в пределах установленных полномочий, оказания государственных и муниципальных услуг, поступающие в письменной форме, в форме электронных сообщений, в форме устного личного обращения к должностному лицу во время приема граждан в администрации города, выездных приемов.
6.2. Последовательность действий при приеме, регистрации, обработке и исполнении обращений граждан разных видов определяется Порядком рассмотрения обращений граждан в администрации города Тамбова Тамбовской области, Положением об организации личного приема граждан в администрации города Тамбова Тамбовской области, положением об общественных приемных.
6.3. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается в администрации города на управление делами администрации города, в органах администрации города - на муниципальных служащих, в обязанности которых входит данное направление работы.
6.4. Организацию работы по рассмотрению обращений граждан, поступивших в администрацию города, контроль за сроками их исполнения и правилами оформления, учет и анализ вопросов, содержащихся в обращениях, осуществляет управление делами администрации города.
6.5. Обязательными реквизитами письма-ответа на обращение гражданина, оформленного на бланке, являются: наименование организации-автора, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер, адресат, текст, подпись, отметка об исполнителе.
Заголовок к тексту ответа на обращение гражданина не составляется.
Все реквизиты оформляются по тем же правилам, что и реквизиты служебных писем (подраздел 5.3 настоящей Инструкции) с учетом определенных особенностей в части реквизитов "Адресат" и "Текст".
6.6. По результатам рассмотрения обращения, направленного в администрацию города Тамбова организацией в соответствии с п. 5. ст. 8 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", осуществляется подготовка ответа в два адреса: адресату, направившему обращение гражданина на рассмотрение в администрацию города Тамбова, и непосредственному заявителю.
При подготовке и оформлении ответа в первый адрес исполнитель руководствуется требованиями к оформлению служебных документов (раздел 5 Инструкции), при подготовке и оформлении ответа заявителю - положениями данного раздела.
6.7. При оформлении писем-ответов на обращения граждан, которые рассматривались по поручению главы администрации города, заместителя главы администрации города и оформлены на бланке органа администрации города или общем бланке администрации города, в реквизите "Адресат" указывается адрес получателя ответа - заявителя.
Например:
С.В.Неделько
ул. Бастионная, 24 Е, кв. 57,
г. Тамбов,
392029
Письменный ответ на коллективное обращение направляется каждому заявителю, указавшему в обращении свою фамилию и почтовый адрес, если в письме не оговорено, кому конкретно направить ответ.