14.2.1. Подготовка документов к передаче на хранение в архивный отдел администрации города включает работу лиц, ответственных в органах администрации города за ведение архивного делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов.
14.2.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации города создаются постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК) по определению ценности документов и экспертные комиссии органов администрации города, наделенные правами юридического лица (далее - ЭК органа).
Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно непосредственно лицами, ответственными за ведение архивного делопроизводства, совместно с ЦЭК и ЭК органа с привлечением специалистов архивного отдела администрации города.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
14.2.3. Описи дел составляются по установленной форме с соблюдением следующих требований:
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);
- порядок нумерации дел в описи - валовой;
- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
- графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния и т.п.
В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, имеющихся по описи, первый и последний номера дел по описи.
14.2.4. Опись дел постоянного срока хранения (на бумажном и электронном носителях) и опись дел по личному составу (рис. 3, 4, 5) органа администрации города, наделенного правами юридического лица, подписываются составителем с указанием его должности, согласовываются ЭК органа, экспертно-проверочной комиссией управления культуры и архивного отдела Тамбовской области (далее - ЭПК Тамбовской области) и утверждаются руководителем органа администрации города.
Сводная опись дел постоянного хранения (опись дел по личному составу) администрации города составляется архивным отделом администрации города по предложениям органов администрации города на бумажном носителе, не наделенных правами юридического лица (рис. 6, 7), согласовывается с ЦЭК и ЭПК Тамбовской области, утверждается заместителем главы администрации города, курирующим архивное делопроизводство.
14.2.5. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архивный отдел администрации города, как правило, не подлежат. Дела хранятся в органах администрации города и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
Отбор документов за соответствующий период к уничтожению производится согласно акту о выделении документов к уничтожению органа администрации города.