5.1.1. Поступившие в администрацию города запросы и обращения направляются главой администрации города, заместителем главы администрации города на исполнение в соответствующие органы администрации города, муниципальные учреждения и предприятия.
5.1.2. Руководители органов администрации города, муниципальных учреждений, муниципальных унитарных предприятий организуют работу с поступившими документами, обеспечивают подготовку ответных документов, контролируют качество и своевременность исполнения поручений.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании определенных настоящей Инструкцией сроков исполнения поручений, запросов или по решению руководителя.
Сроки подготовки инициативных писем определяются главой администрации города, заместителем главы администрации города, руководителями органов администрации города.
5.1.3. При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственным за исполнение документа и обобщение ответа заявителю является лицо, указанное первым или с обозначением "ответственный".
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
5.1.4. Основной исполнитель несет ответственность за то, чтобы заявитель в установленные законодательством или резолюцией сроки был уведомлен о результатах или ходе рассмотрения его обращения. Ответственному исполнителю направляется подлинник документа, соисполнителям - копии. При обеспечении возможности доступа исполнителей к электронной копии документа в системе электронного документооборота подлинник документа может оставаться в управлении делами. При наличии в резолюции сторонних организаций им всегда направляются копии документа.
5.1.5. На документ, рассматриваемый несколькими исполнителями, направляется один ответ. Проект обобщенного ответа готовит ответственный исполнитель.
Основной исполнитель несет ответственность за содержание, ясность и четкость ответа, достоверность ссылок на нормативно-правовые акты, правильность исполнения резолюции и соблюдение общего срока исполнения документа.
В случае, если в ходе подготовки проекта обобщенного ответа возникает необходимость направления служебной записки по рассматриваемому вопросу, записка должна содержать сведения об участии соисполнителей в выполнении поручения, о согласованности или расхождении мнений соисполнителей документа, четко излагать имеющиеся противоречия.
5.1.6. Соисполнители документа обязаны предоставить ответственному исполнителю необходимую информацию в установленные ответственным исполнителем сроки, но не позднее чем за 5 дней до истечения срока исполнения документа.
Информация предоставляется ответственному исполнителю по электронной почте.
Если информация была предоставлена соисполнителем устно, то текст обобщенного ответа в этом случае должен быть завизирован соисполнителем. При срочной подготовке ответа допускается ссылка на совместную проработку решения вопроса или подтверждение соисполнителем согласования текста документа по электронной почте.
5.1.7. В случаях, когда для реализации полномочий одного органа администрации города необходимо получение информации, заключений, экспертиз (далее - информация) от других органов администрации города, заинтересованный орган администрации города обращается с запросом в соответствующий орган администрации города. Срок получения необходимой информации указывается в запросе.