5.3.1. Обязательными реквизитами служебного письма, оформленного на бланке, являются: наименование организации-автора документа, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе; в сопроводительных письмах - отметка о приложении; в гарантийных письмах, письмах финансового содержания и некоторых других, требующих особого удостоверения, - печать.
Все реквизиты письма при печатании отделяются один от другого 2 - 3 интервалами. Требования к оформлению и расположению отдельных реквизитов подробно изложены в разделе 2 настоящей Инструкции.
5.3.2. Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется только в ответных письмах. Данный реквизит в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 располагается в верхнем левом углу под реквизитом "Регистрационный номер", сведения в него переносятся с поступившего документа. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от вспомогательной, справочной информации.
В письмах, оформленных на бланках администрации города, исходящий регистрационный номер проставляется специалистом управления делами администрации города.
Исходящий номер в письмах, которые являются ответами на входящую служебную корреспонденцию, обращения граждан, должен соответствовать регистрационному номеру входящего письма.
Регистрационный номер документа, подготовленного совместно двумя и более органами администрации города, совпадает с регистрационным номером ответственного за подготовку документа органа администрации города.
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных органами администрации - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований органов в документе.
5.3.3. Адресат
Данный реквизит располагается в верхнем правом углу при угловом расположении реквизитов бланка и справа, под реквизитами бланка, при их продольном расположении.
Максимальная длина строки не должна превышать 90 мм и ограничивается правым полем. Строки, входящие в состав наименования должности, а также инициалы и фамилия адресата должны быть выровнены по левому краю в границах, отведенных для реквизита "Адресат".
Инициалы и фамилия лица, которому адресуется документ, выделяются жирным шрифтом.
В состав реквизита "Адресат" входит также почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи:
- название улицы, номер дома, квартиры;
- название населенного пункта;