14.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве органа администрации города, с указанием сроков их хранения по установленной форме.
14.1.2. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.
14.1.3. Номенклатура дел составляется и согласовывается заново до истечения пятилетнего срока в случае коренного изменения функций и структуры администрации города Тамбова и ее органов.
14.1.4. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом города Тамбова, положениями о комитетах (управлениях) администрации города Тамбова, штатным расписанием администрации города Тамбова, планами и отчетами о работе комитетов (управлений) администрации города, номенклатурой дел за прошедший год, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения.
14.1.5. В номенклатуру дел включаются все документы, отражающие деятельность структурных подразделений органа администрации города и постоянно или временно действующих органов (комиссий, советов, комитетов), в том числе документы ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы и картотеки, в необходимых случаях - копии документов. Документы, созданные в электронной форме, включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе.
14.1.6. Номенклатура дел органа администрации города, наделенного правами юридического лица, (рис. 1) составляется лицом, ответственным за ведение архивного делопроизводства (не позднее 01 декабря), согласовывается экспертной комиссией по определению ценности документов органа администрации города (далее - ЭК), утверждается руководителем органа администрации города; один раз в пять лет согласовывается Центральной экспертной комиссией по определению ценности документов администрации города (далее - ЦЭК), экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК Тамбовской области) управления культуры и архивного дела Тамбовской области.
В случае изменения функций и структуры комитетов (управлений) администрации города номенклатура дел составляется, согласовывается и утверждается заново.
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТАМБОВА ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ Наименование органа администрации города Тамбова Тамбовской области НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ __________ N __________ На _____________________ год | УТВЕРЖДАЮ Руководитель органа администрации города Тамбова Тамбовской области Ф.И.О. ________________________ дата |
Индекс дела | Заголовок дела | Количество дел | Срок хранения и N статьи по Перечню | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Название раздела | ||||
Наименование должностного лица, Расшифровка
ответственного за ведение архивного делопроизводства Подпись
Дата
СОГЛАСОВАНО: Протокол ЭК органа администрации города Тамбова Тамбовской области от _____________ N ____________ | СОГЛАСОВАНО: Протокол ЭПК управления культуры и архивного дела Тамбовской области от ______________ N __________ |
Итоговая запись
о категориях и количестве дел, заведенных в 2021 году
в администрации города Тамбова Тамбовской области
По срокам хранения | Всего | В том числе: переходящих | С отметкой "ЭК" |
1 | 2 | 3 | 4 |
Постоянного | |||
Временного (свыше 10 лет) | |||
Временного (до 10 лет включительно) | |||
ИТОГО: |