2.1. Состав документов, образующихся в деятельности органов администрации города, определяется их полномочиями, вопросами, связанными с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления, предоставлением муниципальных услуг, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с иными государственными органами, органами местного самоуправления, организациями, гражданами.
2.2. В администрации города и ее органах создаются документы на бумажном носителе, электронные документы и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.
2.3. Документы могут создаваться и храниться исключительно в форме электронных документов вне зависимости от сроков их хранения, если хранение их в форме электронных документов предусмотрено законодательными актами Российской Федерации или нормативными правовыми актами уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.
2.4. Документы в администрации города оформляются на бланках, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке.
Состав реквизитов создаваемых документов, правила их оформления, размеры служебных полей на документе и требования к созданию документов устанавливаются настоящей Инструкцией в соответствии с положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Электронные шаблоны (унифицированные формы) документов, используемые при создании электронных документов, по составу реквизитов должны быть идентичны документам на бумажном носителе.
2.5. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматом А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм), А6 (105 х 148 мм) посредством компьютерной техники. Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.
2.6. Формы бланков органов администрации города должны соответствовать стандартам, установленным ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", и подлежат обязательному согласованию с управлением делами.
2.7. Бланки должны использоваться строго по назначению и в соответствии с правилами оформления документов в администрации города.
Бланки не применяются при подготовке проектов документов, тиражировании рассылаемых документов (воспроизводятся в ксерокопированном виде), оформлении копий служебных писем, остающихся в делах (за исключением ксерокопий), а также при подписании несколькими организациями совместных документов.
Внутренняя переписка ведется без использования бланков.
Запрещается переписка между органами администрации города в рамках исполнения их функций, за исключением случаев, определенных указаниями главы администрации города и заместителями главы администрации города.
2.8. Контроль за соблюдением правил использования и соответствием используемых бланков установленной форме осуществляют службы делопроизводства (делопроизводители) органов, управление делами администрации города.
2.9. Подготовленные, оформленные и согласованные проекты документов подписываются (утверждаются) руководителем администрации города (органа администрации города) или иным уполномоченным им должностным лицом.