9.3.1. Доставка и отправка документов в администрации города осуществляются следующими видами связи: почтовой, фельдъегерской, курьерской, иными видами специальной связи, факсимильной, телеграфной, телефонной, посредством электронной почты, системы межведомственного электронного документооборота, через сайт администрации города Тамбова Тамбовской области, посредством федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)", региональный портал государственных и муниципальных услуг.
9.3.2. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение документов, поступающих в администрацию города, производятся в централизованном порядке управлением делами администрации города. Специалистами управления делами администрации города проверяются правильность доставки, целостность упаковки входящих документов, включая приложения.
Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.
Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей) с пометкой "Вручить лично", вскрываются. Конверт с пометкой "Вручить лично" вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом.
Конверты (пакеты) с отметкой об ограничении доступа передаются работнику, в должностной инструкции которого предусмотрена обработка документов, содержащих сведения ограниченного доступа.
Не подлежат уничтожению конверты, пакеты и упаковки, в которых поступили обращения граждан, организаций и иные документы без указания даты, а также в случаях, если документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения, даты мероприятия или при большом расхождении между датами подписания и получения документа.
При повреждении конверта, отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 2-х экземплярах: один экземпляр высылается отправителю, второй приобщается к входящему документу и передается на регистрацию и предварительное рассмотрение.
На оборотной стороне поврежденного документа делается отметка "Документ получен в поврежденном виде", фамилия специалиста, число, месяц, год.
О получении подозрительного почтового отправления докладывается руководителю.
9.3.3. Все поступившие в администрацию города, органы администрации города документы распределяются на документы, регистрируемые службами делопроизводства, и документы, не подлежащие регистрации.
Не подлежат регистрации коммерческие предложения, поступившие в администрацию города и в органы администрации города. Состав, не подлежащих регистрации документов, определяется специальным перечнем (приложение N 14).
9.3.4. Регистрации подлежат служебные документы, имеющие установленные реквизиты оформления, в том числе наименование или бланк организации (должностного лица), дату и регистрационный номер, указание адресата, подпись или печать и другие реквизиты. Регистрация входящих и исходящих документов осуществляется один раз независимо от способа доставки документа.
Служебные документы, подготовленные и оформленные с нарушением установленных требований, подлежат возврату в органы администрации города, организации, учреждения и предприятия, направившие их.
9.3.5. Все документы, поступившие в администрацию города после 16.30, регистрируются в управлении делами администрации города следующим днем. Срочные документы регистрируются и передаются по назначению незамедлительно.