12.1. Формирование и хранение дел до передачи их в архив осуществляется соответствующим структурным подразделением и (или) службой делопроизводства органа администрации города.
12.2. Документы источников комплектования архива, отнесенные к муниципальной собственности, до передачи на постоянное хранение в архив, временно, в пределах сроков, установленных Федеральным архивным агентством, хранятся в органах администрации города.
12.3. Функции по ведению архивного делопроизводства определяются должностной инструкцией муниципального служащего, утвержденной постановлением администрации города в установленном порядке.
Ответственный за ведение архивного делопроизводства совместно с руководителем органа администрации города несет ответственность за:
- несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;
- утрату и несанкционированное уничтожение документов;
- нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.
12.4. Документы и дела, находящиеся на оперативном хранении, предоставляются работникам администрации города как для работы в архивном помещении, так и во временное пользование вне архивного помещения, на рабочее место, с письменного или устного согласия заместителя главы администрации города, руководителя органа администрации города, рассматривавшего документ.
Выдача документов, списанных "в дело" и хранящихся в управлении делами администрации города, для дальнейшей работы осуществляется с разрешения начальника управления делами администрации города.
На выданное дело заводится лист-заменитель установленной формы (приложение N 15).
Дела могут выдаваться во временное пользование на срок не более одного месяца.
12.5. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения заместителя главы администрации города по компетенции с составлением акта о выдаче дел во временное пользование.
12.6. Выдача документов на руки автору или адресату допускается в исключительных случаях, в связи со срочностью решения вопросов, поставленных в документах.
Выдача документов производится под роспись получателя при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.