9.5.1. Документы, отправляемые управлением делами администрации города, передаются почтовой, курьерской, факсимильной, телеграфной, телефонной связью, посредством электронной почты.
Обработка служебных документов за подписью главы администрации города, заместителей главы администрации города, а также писем за подписью руководителей органов администрации города, оформленных на общем бланке письма администрации города, для отправки почтовой связью осуществляется управлением делами администрации города.
Служебные документы за подписью руководителей органов администрации города обрабатываются и отправляются лицами, ответственными за делопроизводство в органах администрации города.
9.5.2. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться, как правило, в день их подписания, но не позднее следующего рабочего дня.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или начальника управления делами администрации города.
Законвертованная корреспонденция вносится в журнал учета организационно-распорядительных документов, рассылаемых почтовыми отправлениями (реестр) и в зависимости от степени срочности доставки отправляется фельдъегерской или почтовой связью.
Документы, адресованные гражданам, отправляются только через почтовые отделения связи.
9.5.3. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.
Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации.
9.5.4. При передаче текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего органа администрации города;
- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
- запрещается передавать текст документа с пометкой "Для служебного пользования".
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в органах администрации города, осуществляется руководителями органов администрации города.