9.4.1. Все документы, зарегистрированные в управлении делами администрации города и рассмотренные главой администрации города и заместителями главы администрации города, направляются исполнителям только через управление делами администрации города.
Документы подлежат передаче на исполнение в течение 1 - 2-х дней.
Запросы органов прокуратуры, документы с ограниченными сроками исполнения выделяются при экспедиционной обработке отдельным потоком с отметкой "срочно".
Срочные документы передаются на исполнение незамедлительно, при необходимости с использованием электронных видов связи.
Документы с резолюциями "Для сведения", "Для работы", "Для учета в работе", "Для использования в работе" подлежат рассылке в электронном виде без пометки "Подлежит возврату". Подлинник документа с поручением и отметкой о дате и времени его рассылки подшивается "в дело".
9.4.2. Ошибочно поступившая в орган администрации города корреспонденция незамедлительно возвращается в управление делами администрации города.
9.4.3. Руководители органов администрации города организуют работу с поступившими документами, обеспечивают оперативное рассмотрение документов и подготовку ответных документов, контролируют качество и своевременность исполнения поручений.
9.4.4. Исполненные в соответствии с резолюцией документы передаются на подпись и визирование через управление делами администрации города и направляются в почту главы администрации города, заместителей главы администрации города только при комплектности пакета исполненного документа.
Ответы на запросы прокуратуры, правоохранительных и надзорных органов, подготовленные за подписью руководителя администрации города, в случае если они представлены менее чем за 3 рабочих дня до направления адресату, принимаются управлением делами администрации города при наличии виз всех согласующих лиц. Виза оформляется в соответствии с подпунктом 5.3.10 настоящей Инструкции.
9.4.5. Управление делами администрации города осуществляет проверку поступивших документов на правильность оформления реквизитов и комплектность пакета документов и переадресует их главе администрации города или уполномоченному главой администрации города заместителю главы администрации города. В случае некомплектности представленных документов или неправильного оформления документов они возвращаются ответственному исполнителю на доработку.
9.4.6. Проверку в исполненных документах реквизита "текст" на правильность оформления и отсутствие грамматических ошибок осуществляют:
- в документах, подготовленных за подписью руководителя органа администрации города, - исполнитель документа и специалисты общего отдела соответствующего органа администрации города или другое уполномоченное руководителем органа администрации города лицо;
- в документах, подготовленных за подписью заместителя главы администрации города, - исполнитель документа и помощник заместителя главы администрации города;
- в документах, подготовленных за подписью главы администрации города, - исполнитель документа, помощник заместителя главы администрации города, помощник главы администрации города.