8.6.1. Телефонограмма используется для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения и т.п.).
Полученные телефонограммы, телеграммы передаются руководителю на рассмотрение незамедлительно.
8.6.2. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем.
Особенностью этого вида документа является указание должности, инициалов и фамилии сотрудников, передающего и принимающего сообщение, номеров их телефона и указание времени приема телефонограммы. Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением собственноручной подписи.
Для передачи телефонограммы нескольким организациям к ней прилагается список адресатов и номеров телефонов.
Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки.
Поступающие и отправляемые телефонограммы регистрируются в журнале по следующей форме:
Должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму, и номер его телефона | Должность, фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, и номер его телефона | Дата и время передачи телефонограммы | Текст телефонограммы, должность и фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма | Содержание резолюции | Способ доведения информации до исполнителя |
8.6.3. Телеграммы визируют, подписывают, датируют в соответствии с общими требованиями, которые предъявляют к документам. Однако их составление имеет свои особенности.
Текст телеграммы составляется предельно кратким и печатается через два интервала прописными буквами без предлогов, союзов, местоимений, знаков препинания, если они не имеют смыслового значения и их отсутствие не искажает содержания. Знаки препинания (при необходимости их проставления) обозначаются сокращенными сочетаниями: ТЧК - точка, ЗПТ запятая, ВСКЛ - восклицательный знак, ДВТЧ - двоеточие, КВЧ - кавычки; текст телеграммы подписывается главой администрации города.