32. Организация контрольной деятельности в службе направлена на обеспечение эффективного управления на основе принятия своевременных мер по безусловному исполнению документов, указаний и поручений (далее - поручения) Губернатора Иркутской области, лиц, замещающих областные государственные должности, руководителя службы, повышение ответственности и исполнительской дисциплины сотрудников службы.
33. Ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений, направленных канцелярией Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, а также исполнения федеральных правовых актов и нормативных правовых актов Иркутской области, не требующих приведения правовых актов службы в соответствие с законодательством и принятия новых правовых актов Иркутской области, возлагается на руководителя службы.
Ответственность за своевременное и качественное исполнение иных поручений возлагается на заместителя руководителя службы, начальников отделов и непосредственных исполнителей поручения.
34. Доведение документов, поручений до непосредственных исполнителей обеспечивается сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в службе, в течение одного рабочего дня, а срочных и оперативных поручений - незамедлительно.
35. Контролю подлежат все требующие исполнения (содержащие поручения) документы, поступающие из канцелярии Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, а также документы, поставленные на контроль в соответствии с указаниями руководителя службы, заместителя руководителя службы.
36. Сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства в службе, с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства "Дело" ведет учет документов, поставленных на контроль, с указанием реквизитов документов, даты исполнения и ответственного исполнителя.
37. По каждому контрольному документу при даче поручения назначается ответственный исполнитель, который несет ответственность за исполнение всего документа в целом и организует работу по его исполнению.
38. Соисполнители представляют ответственному исполнителю предложения в течение первой половины срока (если иной срок не установлен ответственным исполнителем), отведенного на исполнение документа.
Замена ответственного исполнителя или передача документа на исполнение другому лицу может быть осуществлена только по решению того должностного лица, которым было дано поручение.
Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественное, своевременное исполнение поручения и обязаны в сроки, установленные ответственным исполнителем, представить ему все необходимые материалы и сведения.
Соисполнители не вправе самостоятельно направлять давшему поручение должностному лицу информацию об исполнении документа, минуя ответственного исполнителя.
39. В поручении, как правило, устанавливается срок исполнения. Срок исполнения может быть типовым и индивидуальным. Типовые и индивидуальные сроки исполнения исчисляются в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству.
40. В случае, если по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, ответственный исполнитель не позднее чем за три рабочих дня до истечения срока исполнения представляет на имя должностного лица, которое дало поручение, предложения о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения.
На основании рассмотрения предложения принимается решение о согласовании планируемой даты исполнения либо об установлении иного срока исполнения поручения, либо об отказе в продлении срока исполнения.