3.2.1. Основанием для начала административной процедуры является окончание административной процедуры по приему документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
3.2.2. Каждый объект поиска, указанный в запросе, учитывается отдельно.
3.2.3. Должностное лицо Департамента, ответственное за рассмотрение запроса, осуществляет следующие действия:
а) анализирует тематику поступившего запроса с учетом имеющегося в уполномоченном подразделении Департамента научно-справочного аппарата, справочников на бумажном носителе и в электронной форме по фондам архивов и базы данных "Архивный фонд";
б) осуществляет проверку документов, представленных заявителем, на предмет их действительности в соответствии с действующим законодательством, подготовку и направление с использованием системы межведомственного электронного взаимодействия Тюменской области, а в случаях, предусмотренных правилами межведомственного информационного взаимодействия, утвержденными Правительством Российской Федерации, - на бумажных носителях, запросов о предоставлении документов (сведений из них), которые в соответствии с пунктом 2.6.1 Регламента не представлены заявителем по собственной инициативе, в уполномоченные органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации, в распоряжении которых находятся такие документы (сведения из них), в том числе из Единой государственной информационной системы социального обеспечения.
3.2.4. По результатам анализа должностное лицо Департамента, ответственное за рассмотрение запроса, в зависимости от наличия необходимых архивных документов (достаточности поисковых данных) выполняет одно из следующих действий:
а) подготавливает уведомление об отказе в исполнении запроса при наличии оснований, предусмотренных пунктом 2.10 Регламента, и передает его на подпись руководителю уполномоченного подразделения Департамента;
б) подготавливает и передает на подпись руководителю уполномоченного подразделения Департамента сопроводительное письмо о направлении запроса в другое архивное учреждение или организацию, где хранятся документы, необходимые для исполнения запроса, и уведомление о переадресации запроса для заявителя в случае, если запрос не относится к составу хранящихся в уполномоченном подразделении Департамента архивных документов, и при наличии сведений о местонахождении запрашиваемых документов;
в) осуществляет поиск архивных документов, необходимых для исполнения запроса, при отсутствии обстоятельств, указанных в подпунктах "а", "б" настоящего пункта.
3.2.5. Уведомление об отказе в исполнении запроса подписывается руководителем уполномоченного подразделения Департамента, регистрируется должностным лицом Департамента, ответственным за рассмотрение запроса.
3.2.6. Сопроводительное письмо о направлении запроса в другое архивное учреждение или организацию, где хранятся документы, необходимые для исполнения запроса, подписывается руководителем уполномоченного подразделения Департамента, регистрируется должностным лицом Департамента, ответственным за рассмотрение запроса.
Уведомление о переадресации запроса для заявителя подписывается руководителем уполномоченного подразделения Департамента, регистрируется должностным лицом Департамента, ответственным за рассмотрение запроса.
3.2.7. Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запроса, осуществляется при помощи имеющегося научно-справочного аппарата, справочников на бумажном носителе и в электронной форме по фондам архивов и базы данных "Архивный фонд". Должностное лицо Департамента, ответственное за рассмотрение запроса, определяет архивные шифры документов, необходимых для исполнения запросов.
Должностное лицо Департамента, ответственное за рассмотрение запроса, в соответствии с архивными шифрами получает из архивохранилищ необходимые для исполнения запросов дела и приступает к исполнению запроса. По окончании исполнения запроса все полученные дела сдаются в архивохранилища.