4.1. Запрашиваемые документы, выдаваемые в режиме "одного окна", оформляются на бумажном носителе на бланках Главархива Москвы и его структурных подразделений.
4.2. Мотивированный отказ Главархива Москвы в выдаче запрашиваемого документа заявителю оформляется в письменном виде и содержит рекомендации по дальнейшим действиям заявителя, необходимым для получения запрашиваемого документа (в случае, если Главархив Москвы располагает такой информацией). Подготовка и выдача мотивированного отказа осуществляются непосредственно службой "одного окна" Главархива Москвы.
Причинами мотивированного отказа заявителю в выдаче запрашиваемого документа могут служить:
- представление заявителем неправильно оформленных или утративших юридическую силу документов или сведений, если указанные обстоятельства были установлены в процессе подготовки запрашиваемого документа;
- отсутствие права у заявителя на запрашиваемый им документ в соответствии с законодательством;
- отказ заявителя оплатить работы (услуги) Главархива Москвы, выполняемые на платной основе;
- отзыв заявителем своего заявления (запроса) о выдаче запрашиваемого документа.
Подготовка мотивированного отказа осуществляется службой "одного окна".
Срок подготовки мотивированного отказа составляет не более 22 рабочих дней со дня регистрации заявления (запроса).
Срок выдачи мотивированного отказа в случае отзыва заявителем своего заявления (запроса) - в день обращения заявителя.
Отказ в выдаче запрашиваемого документа может быть обжалован заявителем у руководителя Главархива Москвы либо в суде.
4.3. Порядок извещения заявителя о готовности документа.
В случае если запрашиваемый документ (независимо от содержащейся в нем положительной или отрицательной информации) подготовлен ранее установленного срока, исполнитель структурного подразделения Главархива Москвы обеспечивает извещение заявителя о готовности запрашиваемого документа и праве заявителя получить его досрочно.
4.4. Выдача запрашиваемого документа или мотивированного отказа производится заявителю:
физическому лицу - при наличии документа, удостоверяющего личность, либо представителю заявителя при наличии оформленной в установленном порядке доверенности на право получения документа и документа, удостоверяющего личность;
представителю юридического лица и индивидуальному предпринимателю - при наличии документов, удостоверяющих личность и подтверждающих полномочия представителя юридического лица действовать от имени юридического лица или индивидуального предпринимателя.
4.5. При выдаче запрашиваемого документа либо мотивированного отказа работнику службы "одного окна" Главархива Москвы обязаны:
- выдать заявителю запрашиваемый документ (или мотивированный отказ) в установленные сроки, обеспечить обязательное проставление заявителем в соответствующей графе журнала регистрации и контроля за выполнением обращений заявителей личной подписи (с расшифровкой), подтверждающей получение запрашиваемых документов;
- выдать заявителю запрашиваемый документ в виде архивной справки, архивной копии, архивной выписки, информационного письма (включая информационное письмо с отрицательным результатом), в том числе и при предъявлении оригинала документа о произведенной оплате, счета-фактуры (для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей), актов сдачи-приемки работ, обеспечить обязательное проставление личной подписи заявителя в акте сдачи-приемки работ и выдать заявителю по одному экземпляру указанных документов;
- снять копии со всех документов об оплате работ (услуг), счета-фактуры (для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей), актов сдачи-приемки работ с проставлением номера запроса для передачи в соответствующее структурное подразделение исполнителю запроса для окончательного оформления переписки;
- ввести информацию о выдаче запрашиваемого документа или мотивированного отказа заявителю (снять с контроля в базе данных "Электронная картотека регистрации и контроля выполнения запросов").
4.6. Заявитель вправе отозвать свое заявление (запрос) в любой момент рассмотрения или подготовки документа в Главархиве Москвы. При этом заявитель собственноручно делает соответствующую запись на бланке ранее поданного заявления.