Видеоконференции возможны плановые и внеплановые.
2.1. При проведении плановой конференции должностные лица, ответственные за организацию проведения конференции, не менее чем за три рабочих дня до ее начала представляют в Управление делами Мэра и Правительства Москвы заявку на проведение и следующие материалы:
- тема совещания;
- список организаций - участников конференции с телефонными номерами ответственных лиц от организаций.
При положительном решении ответственные за организацию конференции рассылают приглашения участникам, а также оповещают их при отмене или переносе конференции.
2.2. При проведении внеплановой конференции должностные лица, ответственные за организацию проведения конференции, не менее чем за три часа до ее начала представляют в Управление делами Мэра и Правительства Москвы заявку на проведение конференции, список участников конференции и обеспечивают их экстренное оповещение.
Управление делами Мэра и Правительства Москвы в соответствии с полученными заявками организовывает техническое обеспечение заявленных конференций с учетом возможностей оборудования и исключения пересечения (наложения, совпадения) конференций.
2.3. Виды конференций, организуемых по заявке в Управлении делами Мэра и Правительства Москвы:
2.3.1. Предустановленные конференции (конференции со сформированными списками участников), в состав которых входят:
- организации Комплекса социальной сферы города Москвы;
- организации Комплекса городского хозяйства Москвы;
- организации Комплекса градостроительной политики и строительства города Москвы;
- коллективные точки доступа (залы заседаний префектур административных округов города Москвы).
2.3.2. Произвольные конференции. Произвольная выборка участников видеоконференций (не более 12) из групп абонентов:
- департаментов;
- комитетов;
- управлений;
- управ районов;
- городских организаций;
- коллективных точек доступа.
2.4. Подготовка и проведение конференций руководителями комплексов городского управления и органов исполнительной власти.
В соответствии с пунктом 2.1 настоящего регламента оформляется заявка на проведение видеоконференции.
Сеанс запланированной видеоконференции может включать двух и более участников ВКС ПМ (но не более 12) и его проведение планируется к определенному времени.
Для сбора участников конференции используется оборудование коллективной точки доступа ВКС ПМ, установленное в кабинете 420 административного здания по адресу: ул.Тверская, д.13.
При проведении сеансов ВКС ПМ используются следующие дополнительные возможности оборудования коллективной точки доступа:
- видео- и аудиоинформация от различных источников в ходе проведения совещания (аудио-, графических материалов, презентаций, прикладных компьютерных программ и т.д.);
- дополнительное включение в сеанс ВКС необходимых руководителей и специалистов, имеющих оборудование ВКС ПМ по стандартной технологии (но не более 12).
2.5. Проведение конференций с использованием коллективной точки доступа префектур административных округов города Москвы.
Префектурам административных округов города Москвы предоставлена возможность проведения видеоконференций с участием управ района своего административного округа по мере необходимости. Коллективная точка доступа префектуры может самостоятельно собирать конференцию только со своими управами. Все остальные конференции могут быть организованы только по заявке в Управление делами Мэра и Правительства Москвы в соответствии с общим регламентом.