В соответствии с постановлениями Правительства Российской Федерации от 18 января 1995 года N 65 "О создании единого российского страхового фонда документации" и от 26 декабря 1995 года N 1253-68 "Об обеспечении создания единого российского страхового фонда документации" в Москве создана и функционирует система ТСФД. Сформированы и работают органы управления системы ТСФД: Головная служба ТСФД города Москвы; службы (группы) СФД в органах исполнительной власти города Москвы; группы СФД на объектах городского хозяйства, поставляющих документацию для информационного страхования. Созданы производственно-технологические объекты: Головной службой ТСФД города Москвы - специальная и техническая лаборатории; Управлением по обеспечению мероприятий гражданской защиты города Москвы - комплексная специальная лаборатория; Главным архивным управлением города Москвы - центр микрографии и реставрации архивных документов.
Разработаны, утверждены и введены в действие основополагающие правовые акты города Москвы, регламентирующие деятельность системы территориального страхового фонда документации города Москвы.
Принята целевая комплексная программа "Развитие и повышение эффективности функционирования системы территориального страхового фонда документации города Москвы на 2005-2008 годы".
За время функционирования системы ТСФД города Москвы изготовлены и переданы на хранение страховые документы на военную продукцию, особо ценных, уникальных и информационно значимых документов библиотечных и музейных фондов объемом свыше 1 млн. 500 тыс. листов, приведенных к формату А4. Изготовлено свыше 300 страховых документов аварийных комплектов документации. Осуществлено страховое копирование ценных документов Архивного фонда объемом свыше 7 млн. кадров. Общий объем документации, подлежащей микрофильмированию и закладке на хранение, оценивается в количестве более 40 млн. листов, приведенных к формату А4.
Объем территориального страхового фонда документации города Москвы составляет 20-22% от потребного с годовым приростом 3-4%. Учитывая тенденции социально-экономического развития города Москвы, его активную градостроительную политику, наращивание объемов документов, передаваемых на архивное хранение, потребный объем ТСФД может увеличиться к 2025 году в 1,5-2 раза.
Анализ существующего положения дел и расчеты показывают, что полнота состава страховых документов в ближайшей перспективе будет оставаться на уровне 25-30% от необходимого. Это не в полной мере обеспечивает гарантированное выполнение мобилизационных заданий и достаточно устойчивое функционирование экономики города Москвы, сохранение и использование ее научно-производственного потенциала и историко-культурного наследия в условиях военного времени и чрезвычайных ситуаций мирного времени.
Территориальный страховой фонд документации города Москвы (основной и запасной фонды) хранится в федеральном защищенном хранилище на договорной основе. Рост расходов бюджетных средств на оплату хранения ТСФД города Москвы в федеральном хранилище составил: в 2004 и 2005 годах - 20%, в 2006 году - 16%, в 2007 году - 67%. Проведенные расчеты подтверждают, что расходы, связанные с хранением ТСФД, будут увеличиваться с темпом в среднем 30-35% в год. Это связано с постоянно возрастающим объемом работ по приемке, постановке на учет, поверке и хранению документации территориального страхового фонда.
Основной страховой фонд аварийных комплектов документации хранится при органах повседневного управления Главного управления МЧС России по городу Москве в специальном хранилище комплексной лаборатории службы страхового фонда документации чрезвычайных ситуаций. Страховой фонд научного, культурного и исторического наследия хранится во временном хранилище Главного архивного управления города Москвы в приспособленном помещении.
Создаваемое Головной службой ТСФД в городе Москве хранилище обеспечивает хранение основного страхового фонда документации в объеме не более 10 млн. листов, приведенных к формату А4, изготовленных на микрофишах. При соотношении документов, изготовленных на микрофишах и на рулонных микрофильмах 1:3, его возможности снижаются до 4,5-5 млн. листов, приведенных к формату А4.
При запланированном годовом производстве страховых документов 1 млн. листов, приведенных к формату А4, наполнение этого хранилища в зависимости от видов микроносителей информации может произойти к 2012-2015 году, после чего возникнет необходимость дальнейшего наращивания возможностей по хранению страхового фонда документации.
Потребности в хранении страховых документов, начиная с 2012 года, начнут резко возрастать. К этому времени возможности по хранению уже созданного страхового фонда во временном хранилище будут практически исчерпаны. Неизбежно возникнет проблема обеспечения надежного хранения изготавливаемых страховых документов.
Размещение основного фонда страховых документов во временном хранилище позволяет обеспечить пользователей рабочими копиями страховых документов в короткие сроки в удобной для них форме. Однако временное хранилище страховых документов не обеспечивает необходимой устойчивости функционирования территориального страхового фонда документации в условиях военного времени и чрезвычайных ситуаций мирного времени.
Создаваемая к 2009 году информационно-поисковая аналитическая система ТСФД города Москвы обеспечит автоматизацию управленческих процессов в системе управления и возможность телекоммуникационного доступа пользователей к страховым документам в реальном масштабе времени или близком к нему.
Имеющийся состав производственно-технологических объектов системы ТСФД города Москвы в целом обеспечивает потребности по созданию страховых документов на различных носителях в объеме до 1,5 млн. листов, приведенных к формату А4, в год. Возможности по изготовлению рабочих копий страховых документов на бумажных носителях составляют до 2000 листов, приведенных к формату А4, за рабочую смену, продолжительностью 8 часов. Возможно некоторое снижение производственных мощностей в условиях возникновения чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, а также в условиях военного времени.
Имеющиеся специализированные комплекты технических средств, оборудования и материалов достаточно надежны в эксплуатации, обеспечивают различные технологические процессы изготовления страховых документов, их хранения, поиска и изготовления рабочих копий для пользователей.
Вместе с тем, следует отметить, что подавляющее большинство комплектов технических средств и оборудования не имеет автономных источников электропитания и обеспечиваются от городской электросети. При прекращении подачи электроэнергии становится невозможным осуществление большинства технологических процессов. Особого внимания заслуживают основные импортные технические средства и расходные материалы, применяемые в технологических процессах создания, хранения и использования ТСФД, прекращение поставок которых в условиях военного времени значительно затруднит возможность изготовления и выдачи пользователям рабочих копий страховых документов. Кроме того, необходимо отметить, что компьютерное оборудование и его программное обеспечение имеет жизненный цикл 5-7 лет, после чего происходит их радикальное обновление. Все вышеназванное требует периодического технического переоснащения производственно-технологических объектов и перезаписи страховых документов на машинных носителях.
Традиционная технология оптического микрофильмирования с последующей химико-фотографической обработкой микроформ отработана, достаточно надежна и продолжает оставаться основной в процессе создания страхового фонда. При запросе пользователя страховая копия документа может воспроизводиться на бумажном носителе с применением электрографии, или на микроформе, с помощью прямого контактного копирования. Вместе с тем эта технология не в полной мере отвечает потребностям пользователей, особенно в плане оперативности и устойчивости. В развитие данного вопроса следует отметить, что применяемая техника устарела. Происходят существенные изменения в традиционном документообороте, в том числе широко применяются электронные документы, что ведет к расширению спектра документации, изготавливаемой на различных носителях информации. В связи с этим возникает необходимость применения современных и перспективных технологий страхового копирования наряду с традиционной.
Внедрение в практику новых интегрированных технологий, значительно повышающих возможности, оперативность и устойчивость функционирования системы ТСФД города Москвы, в настоящее время ограничивается рядом факторов. Отсутствует правовая база, регламентирующая использование страхового фонда документации. Требуется разработка нормативно-методических документов, регламентирующих новые технологические процессы изготовления, хранения и использования страховых документов. Ощущается дефицит специалистов, способных освоить новые технологические процессы и современную технику без дополнительного обучения.
Применение современных интегрированных технологий изготовления страховых документов и их рабочих копий значительно повышает устойчивость функционирования системы ТСФД города Москвы за счет резервирования технологических трактов и обеспечения возможности телекоммуникационного доступа к страховым документам. Для их внедрения требуется развитие правовой и нормативно-методической базы, регламентирующей технологические процессы изготовления, хранения и использования страховых документов, как на федеральном уровне, так и на уровне города Москвы, а также организация специальной подготовки сотрудников производственно-технологических объектов и создание городской системы сервисного обслуживания и ремонта.
Решение задачи обеспечения нормативного регулирования процессов создания и использования страховых документов предполагается по следующим направлениям:
придание копии документа, изготовленного с микроформы страхового фонда, а также электронному документу, хранящемуся в страховом фонде, юридической силы;
регламентирование технологических процессов создания страховых документов на микроформах с документов, выполненных в электронном виде и содержащих цветные изображения;
обеспечение в долговременной перспективе аутентичности и целостности электронных документов, хранимых в страховом фонде.
Создание городской системы технического обслуживания и ремонта современного репрографического и микрографического оборудования предполагает осуществление мероприятий по следующим направлениям:
создание материально-технической базы обслуживания и ремонта;
подбор, организация подготовки и повышения квалификации специалистов по обслуживанию и ремонту дорогостоящего импортного оборудования;
организация профилактического и регламентного технического обслуживания репрографического и микрографического оборудования по территориальному принципу, независимо от ведомственной подчиненности производственно-технологических объектов системы Единого российского страхового фонда документации.
Адекватное обеспечение системы ТСФД города Москвы трудовыми ресурсами нужных специальностей и квалификации необходимо для решения задач обеспечения ее функционирования.