4.1. Специалист структурного подразделения, выполняющего функции приема и регистрации заявлений, выдачи запрашиваемого документа делает соответствующую отметку о фактическом исполнении обращения в базе документооборота.
4.2. Выдача запрашиваемого документа или мотивированного отказа заявителю производится представителю заявителя - при наличии документа, удостоверяющего его личность и документа, подтверждающего его полномочия.
4.3. При выдаче заявителю запрашиваемого документа, либо мотивированного отказа специалист структурного подразделения, выполняющего функции приема и регистрации заявлений, выдачи запрашиваемого документа обязан:
4.3.1. Выдать запрашиваемый документ или мотивированный отказ в установленные сроки. Выдача запрашиваемого документа или мотивированного отказа осуществляется со дня, следующего за днем истечения срока исполнения документа. Заявитель подтверждает получение документов личной подписью с расшифровкой и датой в соответствующей графе второго экземпляра выписки из базы документооборота, которая хранится вместе с копией заявления.
4.3.2. После выдачи документа осуществить ввод информации в базу документооборота.
4.4. В случае, если документ готов раньше установленного срока, специалист структурного подразделения, выполняющего функции приема и регистрации заявлений, выдачи запрашиваемого документа ставит заявителя в известность (по телефону, по электронному адресу) и при его согласии выдает документ незамедлительно.
4.5. Отказ в выдаче запрашиваемого документа заявителю должен быть мотивирован, оформлен в письменном виде и, по возможности, содержать рекомендации по дальнейшим действиям заявителя, необходимым для получения запрашиваемого документа.
4.6. Основаниями для отказа в оформлении и выдаче запрашиваемого документа могут служить:
- представление заявителем неправильно оформленных или утративших силу документов, если указанные обстоятельства были установлены в процессе подготовки запрашиваемого документа;
- отсутствие права у заявителя на запрашиваемый им документ;
- невозможность подготовки запрашиваемого документа в силу обстоятельств, ранее не известных при приеме документов;
- требование заявителя выдать документ в срок меньший, чем установленный для данного вида документа в Едином реестре документов;
- отрицательные заключения органов исполнительной власти города Москвы, территориального отдела Управления Роспотребнадзора по городу Москве, указанных в пункте 3.2.2 настоящего Регламента.
4.7. Отказ в выдаче запрашиваемого документа может быть обжалован заявителем у должностных лиц: у префекта административного округа города Москвы, заместителя префекта, а также в суде.
4.8. Заявитель вправе отозвать свое заявление в любой момент его рассмотрения или подготовки запрашиваемого документа. При этом заявитель собственноручно делает соответствующую запись на бланке ранее поданного заявления.
В случае нахождения заявления на исполнении в структурном подразделении, выполняющем функции подготовки, согласования проекта итогового документа, отзыв заявления оформляется в произвольной форме (абзац дополнительно включен с 27 ноября 2010 года постановлением Правительства Москвы от 2 ноября 2010 года N 1002-ПП).