Функционирование СУОС должно быть документально оформлено.
Предприятие определяет различные виды документов, которые эффективным образом устанавливают и описывают процессы функционирования и контроля системы, а также процедуры управления операциями.
Каждый документ СУОС имеет соответствующее наименование, условное обозначение и код, позволяющий установить его принадлежность к определенному элементу (части) системы.
Все документы актуализируются, т.е. в них необходимо своевременно отражать все изменения в стандартах ИСО серии 14000, а также изменения, связанные с условиями функционирования СУОС предприятия (например, с изменениями в законодательстве и др.).
Предприятиям, внедряющим СУОС, рекомендуется разработать Руководство по экологическому менеджменту.
Руководство по экологическому менеджменту представляет собой нормативно-методический документ, определяющий методическую базу для проведения работ по обеспечению экологической безопасности и экологическому менеджменту.
Основные процедуры СУОС устанавливаются в самостоятельных документах. Допускается оформлять отдельные процедуры в Руководстве по экологическому менеджменту предприятия.
В качестве примера предлагается следующий вариант структуры Руководства по СУОС:
1. Общая характеристика предприятия, включая:
- наименование;
- форму собственности;
- реквизиты предприятия;
- область деятельности;
- вид и годовой объем выпускаемой продукции;
- потребляемые сырьевые материалы (состав, количество);
- используемые комплектующие;
- годовое потребление электроэнергии, топливных ресурсов и др.;
- структуру организации.
2. Экологические аспекты деятельности предприятия:
а) производственной деятельности:
- состав и объем выбросов загрязняющих веществ в атмосферный воздух (желательно удельные величины, например, на единицу продукции);
- состав примесей и объем очищенных сточных вод;
- состав и объем твердых отходов, другие вопросы управления отходами;
- характеристики физических воздействий;
- возможные источники пожаро- и взрывоопасности;
- возможные производственные аварии, характер и уровень их воздействия на окружающую среду.
б) выпускаемой продукции:
- качественные и количественные характеристики воздействия на окружающую среду на стадиях жизненного цикла (производство, поставка, транспортирование, хранение, применение и утилизация).