На предприятии устанавливаются и поддерживаются в рабочем состоянии процедуры идентификации, ведения и размещения зарегистрированных данных об окружающей среде, включающие сведения об обучении, результатах аудитов и проведенных анализов.
Зарегистрированные данные носят фактологический характер, не подлежат изменениям и должны охватывать:
- информацию о применяемых на предприятии природоохранных законодательных актах или других требованиях;
- записи о жалобах, обращениях и последующих действиях;
- информацию о процессах, осуществляемых на предприятии;
- протоколы поверок, проверок, а также технического состояния, обслуживания оборудования, приборов, машин и механизмов;
- информацию о подготовленности к аварийным ситуациям и реагированию на них;
- разрешения, нормативы, лимиты и т.п., выдаваемые природоохранными органами;
- реестры экологических аспектов и показателей их воздействий на окружающую среду;
- информацию по экологической подготовке, обучению и повышению квалификации персонала;
- данные мониторинга состояния окружающей среды в районе расположения предприятия;
- подробности, касающиеся несоответствий: происшествия, случайности и реагирование на них;
- данные о составе и характеристиках продукции, поставщиках и подрядчиках;
- результаты аудитов и анализа СУОС со стороны руководства.
Ответственность за управление регистрацией данных СУОС несет специальный представитель руководства. Ответственность за своевременность и регулярность сбора данных системы несут руководители подразделений, которые являются источниками получения данных.
Все документы, содержащие зарегистрированные данные, целесообразно свести в единый Перечень по установленной форме. Вариант формы Перечня данных СЭМ представлен в приложении 14.
Ответственность за ведение Перечня зарегистрированных данных несет руководитель экологической службы. Ответственность за учет, хранение и регистрацию, ведение Перечня данных в подразделениях несут назначенные приказом по предприятию ответственные за управление документацией в подразделениях.
Идентификация зарегистрированных данных обеспечивается наименованием, номером, датой заполнения, подписями заполнивших и утвердивших их лиц.
Изъятие из обращения и уничтожение устаревших зарегистрированных данных осуществляется ответственными за управление документацией на основании установленных сроков хранения данных, адресов направления их в подразделения и количества экземпляров, указанных в Перечне зарегистрированных данных СУОС.