2.1. Электронный документ создается, хранится и используется с использованием средств вычислительной техники.
2.2. Информация, содержащаяся в электронном документе и предназначенная для обработки с использованием средств вычислительной техники, должена быть представлена в форме, пригодной для восприятия человеком.
2.3. Электронный документ содержит реквизиты, позволяющие его идентифицировать. Обязательные реквизиты электронного документа определяются действующим законодательством, нормативными правовыми актами и владельцем информационной системы, в которой данный документ создается, используется и хранится, а также в регламенте информационного взаимодействия сторон, участвующих в электронном документообороте с использованием данного документа.
В регламенте информационного взаимодействия определяются: тип документа, структура передаваемой информации, формат передачи данных, периодичность представления информации и способ передачи.
2.4. Требования к внутренней структуре и содержательной части электронного документа устанавливаются с точки зрения делопроизводства и предметной сферы, где данный электронный документ создается и используется.
2.5. При составлении, хранении, изменении и передаче электронного документа в качестве способа, позволяющего достоверно идентифицировать составителя электронного документа, отправителя электронного документа, автора изменений, внесенных в электронный документ и получателя электронного документа, используется электронная цифровая подпись в соответствии с действующим законодательством.
2.6. Категории электронных документов по источнику их возникновения:
2.6.1. Документы, созданные на основании получаемых от физических и юридических лиц документов, представленных в окончательно оформленном и действительном виде (заявления, удостоверения личности, доверенности, документы о государственной регистрации актов гражданского состояния, учредительные документы, свидетельства о регистрации, лицензии, сертификаты и иные личные документы).
2.6.2. Официальные документы органов исполнительной власти документы, содержащиеся в официальных информационных ресурсах города Москвы (нормативные документы, распорядительные документы, иные ранее созданные официальные информационные ресурсы правового, или административного характера).
2.6.3. Документы, создаваемые в результате деятельности органов исполнительной власти города Москвы и городских организаций (поручения, заключения, справки, согласования, протоколы, решения, копии, уведомления и иные документы).
2.7. Категории электронных документов по их отношению к оригиналу:
2.7.1. Электронный оригинал - документ, изначально созданный в электронном виде, подписанный электронной цифровой подписью, для которого не существует бумажного исходного оригинала, подписанного тем же лицом.
Электронные оригиналы создаются и используются в случаях, когда решение об этом принято владельцем информационной системы или участвующими в документообороте сторонами, а также, если это предписано нормативными правовыми актами.
2.7.2. Электронный дубликат бумажного документа - документ, произведенный в электронной форме вместе с идентичным бумажным документом, имеющим те же реквизиты, структуру и содержание, и подписанный электронной цифровой подписью тем же лицом, которое подписало оригинал бумажного документа.
Электронные дубликаты бумажных документов создаются в случаях, когда одним пользователям документа требуется и бумажный и электронный экземпляр.
2.7.3. Электронная копия бумажного документа - электронный документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного бумажного документа и его графическое изображение, заверенный в установленном порядке электронной цифровой подписью лица, которое является автором (составителем) бумажного документа, либо обладает полномочиями на заверение данного документа электронной цифровой подписью. Полномочия на заверение электронных копий бумажных документов в информационной системе предоставляются в порядке, определяемом владельцем этой системы, а при использовании в системах документооборота - соглашением сторон, участвующих в данном электронном взаимодействии.
Электронные копии бумажных документов создаются в случаях, когда работа с заверенными электронными копиями бумажных документов не противоречит действующему законодательству и обеспечивает удобную обработку и использование информации, содержащейся в бумажном документе.
2.8. Способы создания электронных документов:
2.8.1. Сканирование бумажного документа - создание электронного образа бумажного документа с помощью специальных средств, обеспечивающих преобразование изображения на бумажном или ином материальном носителе в цифровую форму.
2.8.1.1. Сканирование бумажного документа без распознавания.
Результатом сканирования бумажного документа без распознавания является файл, содержащий растровое графическое изображение.
Растровое графическое изображение пригодно для просмотра образа документа с экрана, для распечатки графического образа документа с сохранением расположения графических элементов, а также для возможного копирования графических элементов в целях создания иных документов.
Растровое графическое изображение без этапа распознавания не пригодно для какой-либо автоматизированной обработки содержательной части электронного документа.
2.8.1.2. Сканирование бумажного документа с распознаванием.
Результатом распознавания растрового графического изображения является файл, содержащий текст с повторением разметки страниц и формата шрифта, а также с возможными представлениями графических объектов, не поддавшихся текстовому распознаванию (такими графическими объектами могут являться: печать, штамп, герб, рисунок, диаграмма или рукописный текст).
При автоматизированном распознавании возможны: потеря данных, искажение формата шрифта, смещение расположения графических элементов, частичная потеря графических элементов (таких как рукописные надписи, слабоконтрастные фрагменты).
Распознанный текстовый электронный документ пригоден для частичной автоматизированной обработки текста.
Распознанный текстовый электронный документ предоставляет возможность осуществлять копирование и редактирование фрагментов текста.
Результатом сканирования формализованного бумажного документа с распознаванием полей формы документа является структурированный файл, содержащий все сведения в виде пар: "название поля" - "значение поля".