4.1. Выдача запрашиваемой архивной копии или мотивированного отказа производится заявителю:
4.1.1. Физическому лицу - при наличии документа, удостоверяющего личность, либо представителю заявителя при наличии оформленной в установленном порядке доверенности на право получения документа и документа, удостоверяющего личность.
4.1.2. Представителю юридического лица - при наличии документов, удостоверяющих личность и подтверждающих полномочия представителя юридического лица действовать от имени юридического лица.
4.2. При выдаче архивной копии либо мотивированного отказа сотрудники службы "одного окна" обязаны:
4.2.1. Выдать запрашиваемую архивную копию или мотивированный отказ в установленный пунктом 1.6 настоящего Регламента срок.
Заявитель подтверждает получение архивной копии личной подписью с расшифровкой в соответствующей графе второго экземпляра выписки из электронного журнала, который хранится вместе с заявлением в службе "одного окна", а при временном нарушении функционирования электронной базы документооборота - в соответствующей графе бумажного журнала в рукописной форме.
4.2.2. Ввести информацию о выдаче архивной копии или мотивированного отказа заявителю в электронную базу документооборота службы "одного окна".
4.3. Отказ в выдаче запрашиваемой архивной копии заявителю должен быть мотивирован, оформлен в письменном виде на бланке письма Департамента и, по возможности, содержать рекомендации по дальнейшим действиям заявителя, необходимым для получения запрашиваемой архивной копии.
4.4. Причины мотивированного отказа в выдаче запрашиваемой архивной копии могут быть следующими:
4.4.1. Представление заявителем неправильно оформленных или утративших силу документов, если указанные обстоятельства были установлены в процессе подготовки запрашиваемой архивной копии.
4.4.2. Невозможность подготовки запрашиваемой архивной копии в силу обстоятельств, ранее не известных при приеме документов.
4.4.3. Отсутствие права у заявителя на требуемую им архивную копию.
4.4.4. Департамент располагает документами, являющимися законным основанием, запрещающим ему совершать какие-либо действия по выдаче архивной копии.
4.4.5. Отсутствие в Фонде дел документа, архивная копия которого запрашивается заявителем.
4.5. Требование заявителя выдать архивную копию в срок меньший, чем установлено настоящим Регламентом, может повлечь отказ в выдаче архивной копии ранее срока, установленного пунктом 1.6 настоящего Регламента.
4.6. Отказ в выдаче запрашиваемой архивной копии может быть обжалован заявителем у руководителя службы "одного окна", либо в суде.
4.7. Заявитель вправе отозвать свое заявление в любой момент рассмотрения или подготовки архивной копии службой "одного окна".
При этом заявитель собственноручно делает соответствующую запись на бланке ранее поданного заявления.