2.1. При обращении в службу "одного окна" Главархива Москвы заявители представляют следующие документы и сведения, имеющие непосредственное к ним отношение и оформленные в установленном настоящим Регламентом порядке:
Физические лица:
- заявление (анкета);
копии документов с предъявлением оригиналов:
- документа, удостоверяющего личность (паспорт или иной документ, удостоверяющий личность);
- документа, подтверждающего полномочия представителя физического лица действовать от его имени (доверенность, оформленная в установленном порядке, и документ, удостоверяющий личность);
- документа, подтверждающего наличие образования и трудовой стаж;
- документа о государственной регистрации актов гражданского состояния;
- по желанию и в интересах заявителя им могут быть предоставлены другие документы или сведения, необходимые для ускорения поиска запрашиваемого документа.
Юридические лица и индивидуальные предприниматели:
- заявление (запрос) на бланке организации либо на листе бумаги, заверенные печатью организации и подписью руководителя (для получения запрашиваемого документа на платной основе - заверенные подписью бухгалтера с указанием ИНН и КПП);
копии документов с предъявлением оригиналов:
- документов, удостоверяющих личность и полномочия представителя юридического лица действовать от имени юридического лица;
- учредительных документов: свидетельство о регистрации в государственных органах, устав организации, лицензия (заверенные заявителем -юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем или нотариально заверенные);
- заверенные в установленном порядке копии документов, имеющих непосредственное отношение к заявителю (договоры аренды, документы купли-продажи);
- по желанию и в интересах заявителя им могут быть предоставлены документы или сведения в зависимости от содержания запросов (патенты, сертификаты, бухгалтерские и финансовые документы), необходимые для ускорения поиска запрашиваемого документа.
2.2. Прием заявления (запроса) о выдаче запрашиваемых документов осуществляется работниками службы "одного окна" Главархива Москвы в день обращения заявителя в службу "одного окна".
Датой регистрации заявления (запроса), поступившего на личном приеме, является дата обращения заявителя в службу "одного окна".
Письменное обращение заявителя (по почте и в электронном виде на электронные адреса: mosarh@post.mos.ru, zapros@mosarchiv.mos.ru), поступившее в службу "одного окна", регистрируется в течение 3 дней с момента поступления в службу.
2.3. При приеме заявления (запроса) работники службы "одного окна" Главархива Москвы:
- проверяют наличие, состав (комплектность), полноту материалов, представленных заявителем и необходимых для исполнения данного заявления (запроса). В случае обнаружения несоответствий либо отсутствия необходимых документов или сведений заявление не принимается;
- получают согласие заявителя на обработку его персональных данных;
- объясняют порядок и условия оплаты для подготовки архивной копии и информационного письма по генеалогии, выдаваемых на платной основе, и информируют о стоимости услуг. Представляют и оформляют документы, определяющие договорные отношения заявителя и Главархива Москвы для подготовки запрашиваемого документа по генеалогии. Получают подтверждение заявителя о факте ознакомления с условиями и порядком оплаты услуг Главархива Москвы по подготовке документа по генеалогии;
- регистрируют принятые материалы в Автоматизированной информационной системе "одно окно" Главного архивного управления города Москвы, проставляют штамп службы "одного окна" на оригинале заявления (запроса) и выдают заявителю выписку из электронного журнала регистрации и контроля за обращениями заявителей в службу "одного окна", заверенную подписью работника службы "одного окна" и штампом службы;
- сканируют принятые документы для передачи в электронном виде в структурные подразделения Главархива Москвы, осуществляющие подготовку запрашиваемых документов;
- по просьбе заявителя оказывают необходимые консультационные услуги по разъяснению порядка приема и выдачи документов службой "одного окна", знакомят заявителя с нормативными документами, правовыми актами, регламентирующими работу службы по принципу "одного окна".
2.4. Причинами отказа в приеме документов у заявителя в службе "одного окна" могут быть:
- обращение заявителя о выдаче документов, оформление которых не осуществляется Главархивом Москвы;
- наличие у заявителя неполного комплекта документов, определенного настоящим Регламентом;