3.1. Работа службы (группы) СФД по выполнению возложенных на нее задач и функций организуется в соответствии с Планом работы службы СФД и группы СФД, а также приказами руководителя подсистемы (ведомства) об организации (совершенствовании, ходе) работы по созданию СФД. Форма Плана приведена в приложении 2. Типовые нормы трудовых затрат на подготовку документации к страховому копированию приведены в приложении 3.
В подсистеме СФД системы ТСФД города Москвы помимо плана работы службы СФД на _______ год разрабатываются:
- План представления на микрофильмирование документации в подсистеме ______________________ (указывается вид подсистемы) на ______ год;
- План развития и функционирования подсистемы ________________ (указывается вид подсистемы) на _______ год.
В ведомстве помимо Плана работы группы СФД на ________ год разрабатываются:
- План представления документации на микрофильмирование находящимися в ведении ведомства объектами на ________ год;
- План подготовки документации на микрофильмирование для создания СФД-ЧС аппарата ведомства на ____- ___ год.
- План представления документации на микрофильмирование для создания СФД-ЧС аппарата ведомства на ____- ___ год.
В приказе об организации работ по созданию СФД в подсистеме (ведомстве) целесообразно отразить следующие вопросы:
- основание для развертывания работ;
- решение о создании службы СФД (группы СФД), ее структура, персональный состав, основные задачи группы;
- порядок привлечения к работе сторонних юридических и физических лиц;
- порядок материально-технического обеспечения, финансирования и учета затрат на создание СФД;
- основные положения регламента работы службы СФД и группы СФД;
- меры по обеспечению сохранения государственной и коммерческой тайны.
Этим же приказом могут быть утверждены Положение о службе СФД (о группе СФД), а также планирующие документы. Вариант приказа приведен в приложении 4.
Контроль за работой службы (группы) СФД осуществляет руководитель подсистемы (ведомства).
Итоги работ по выполнению плановых заданий, результаты проверок хода работ по подготовке и представлению документации на микрофильмирование в подсистеме (ведомстве) не реже одного раза в квартал подводятся на заседании Службы (группы) СФД. Материалы заседания докладываются руководителю подсистемы (ведомства). На заседания могут приглашаться руководители и специалисты предприятий и организаций, не являющиеся членами группы.
Результаты работы по созданию страхового фонда документации и меры по ее совершенствованию отражаются в приказе руководителя подсистемы (ведомства). В приказе могут быть отражены следующие вопросы:
- итоги работы по созданию СФД за определенный период, недостатки в работе и причины их появления;
- решение об изменении персонального состава службы (группы) СФД, уточнении ее задач;
- конкретные указания по устранению выявленных недостатков.
В своей деятельности служба (группа) СФД руководствуется законами Российской Федерации и города Москвы, иными нормативными актами, регламентирующими создание, ведение и использование страхового фонда документации, перечень которых приведен в приложении 5.
3.2. На основе утвержденных планов специалистами Службы СФД и группы СФД совместно с экономической службой подсистемы (ведомства) разрабатывается годовая плановая смета затрат на отбор, подготовку и поставку документации для создания страхового фонда. Утвержденная руководителем объекта смета является основным документом для обеспечения работы по созданию СФД финансовыми, материальными и трудовыми ресурсами.
3.3. В годовой плановой смете затрат предусматриваются денежные средства на проведение мероприятий, указанных в п.2.7. настоящих методических рекомендаций.
3.4. По итогам года, а также после завершения работ по отбору, подготовке и поставке документации (если эта работа продолжается более одного года) за подписью руководителя службы (группы) СФД составляется акт о завершении указанных работ и итоговый отчет о фактических расходах. Акт и отчет согласовываются с главным бухгалтером и представляются на утверждение руководителю подсистемы (ведомства).
Приложения:
1. Форма приказа о создании службы СФД (группы СФД).