2.1. Положение о службе СФД и о группе СФД - это правовой акт, устанавливающий статус службы (группы) СФД, их структуру, задачи и функции, права и ответственность, а также взаимоотношения с органами управления города Москвы, федеральных органов управления и др.
2.2. Положение о службе (группе) СФД разрабатывается руководителями службы (группы) СФД с участием сотрудников кадровой, финансовой и юридической служб подсистем и ведомств, согласовываются с руководителями этих служб и утверждаются руководителями подсистем и ведомств. Положение оформляется на бланке подсистемы, ведомства, организации, предприятия и содержит следующие обязательные реквизиты: наименование организации (предприятия), гриф утверждения, место издания, название вида документа с заголовком к тексту, текст, подпись, визы.
2.3. Текст положения о службе (группе) СФД включает следующие разделы:
- общие положения (в нем приводится полное официальное наименование службы (группы) и указываются дата, номер и наименование правового акта, на основании которого действует служба (группа); порядок назначения должностных лиц и освобождения от должности; нормативные правовые акты, которыми руководствуется группа в своей практической деятельности);
- основные задачи (формулируются цели, которые служба (группа) должна достичь в своей работе);
- функции (устанавливаются конкретные виды работ);
- структура и состав службы (группы) (раскрываются подразделения или должности, входящие в состав службы (группы), порядок их подчиненности);
- права и обязанности (указываются действия, которые может и обязана выполнять служба (группа) для осуществления своих функций);
- ответственность (устанавливается дисциплинарная, административная и уголовная ответственность, которую может понести руководитель и работники службы (группы));
- взаимоотношения (указываются органы управления системы ТСФД города Москвы, федеральные органы исполнительной власти, предприятия и организации, с которыми служба (группа) тесно сотрудничают; дается краткое описание такого сотрудничества).
Положение о службе (группе) СФД подписывает руководитель службы (группы) СФД и утверждает руководитель подсистемы (ведомства).
Положение разрабатывается на основании Типового положения о службе СФД в подсистеме (группе СФД в ведомстве), рекомендованного распоряжением первого заместителя мэра Москвы в Правительстве Москвы.
2.4. Руководитель службы (группы) СФД назначаются и освобождается от занимаемой должности приказами руководителей подсистемы (ведомства) по представлению заместителя руководителя, отвечающего за мобилизационную работу, или по персоналу.
Руководители службы (группы) СФД: разрабатывают положения о службе (группе) и должностные инструкции ее сотрудникам; обеспечивают подбор и расстановку кадров; организуют и координируют работу службы (группы); планируют работы по подготовке и поставке документов для создания страхового фонда документации в подсистеме (ведомстве) и осуществляют контроль за их исполнением; организуют и проводят мероприятия, способствующие профессиональной подготовке сотрудников службы (группы) и специалистов предприятия, привлекаемых к подготовке документов для создания СФД.
В состав служб (групп) СФД включаются сотрудники из числа специалистов, имеющих необходимую квалификацию и опыт работы с технической документацией по производству военной и другой продукции, строительства и эксплуатации зданий, обращения с документами, являющимися национальным научным, культурным и историческим наследием.
Работники службы (группы) СФД назначаются на должности и освобождаются от них приказами руководителей подсистемы (ведомства) по представлению руководителей службы (группы) СФД.
2.5. В своей деятельности служба (группа) СФД руководствуются:
- законами и иными нормативными правовыми актами, регламентирующими создание, ведение и использование страхового фонда документации (приложение 5);
- уставными документами организации;
- положением о службе СФД и о группе СФД.
2.6. Служба (группа) СФД подсистемы (ведомства) решает следующие основные задачи:
планирование проводимых в подсистеме (в ведомстве) мероприятий по созданию, сохранению и использованию страхового фонда документации;
разработка перечней предприятий и организаций, на которые создаются соответствующие виды СФД;
определение перечней и объема документации, подлежащей микрофильмированию в подсистеме (в ведомстве);
методическое руководство группами СФД предприятий и организаций;
контроль за ходом выполнения мероприятий по подготовке и предоставлению документации на микрофильмирование;
учет документации, заложенной в страховой фонд, и отчетность перед вышестоящей инстанцией.
2.7. Для решения перечисленных в пункте 2.6 задач на службу (группу) СФД могут возлагаться следующие основные функции:
- разработка проектов перечней предприятий и организаций, подлежащих включению в состав подсистемы и ведомства, списков граждан - владельцев документов для последующего их утверждения Правительством Москвы;