4.1. Комиссия проводит свои заседания по мере необходимости.
4.2. С целью организации текущей деятельности Комиссии из числа сотрудников Департамента имущества города Москвы назначается секретарь Комиссии.
Секретарь Комиссии:
- координирует работу по организационному обеспечению деятельности Комиссии;
- организует оповещение членов Комиссии и приглашенных о предстоящих заседаниях, а также их регистрацию;
- организует подготовку материалов к заседаниям и обеспечение ими председателя и членов Комиссии;
- осуществляет организационное обеспечение ведения и протоколирования заседаний Комиссии;
- обеспечивает оформление и рассылку протоколов заседаний Комиссии и выписок из них;
- отвечает за ведение, сохранность и архивирование документации Комиссии.
4.3. Повестка заседания комиссии формируется на основе поручений Правительства Москвы, письменных предложений органов исполнительной власти города Москвы, председателя Комиссии и членов Комиссии.
4.4. Вместе с предложениями указанными лицами представляется вся необходимая для принятия решения справочная информация по внесенному вопросу. При необходимости Комиссия запрашивает дополнительные материалы у органов исполнительной власти города Москвы.
Данные материалы должны быть представлены в двухнедельный срок, если иной срок не установлен председателем Комиссии.
При внесении вопроса на заседание Комиссии в соответствии с поручениями, содержащимися в распорядительных документах Правительства Москвы, подготовка материалов к рассмотрению Комиссией вопроса осуществляется отраслевыми органами исполнительной власти города Москвы совместно с Департаментом имущества города Москвы.
4.5. Сформированная повестка дня совместно со справочными материалами Департамента имущества города Москвы направляется председателю Комиссии для утверждения и определения даты проведения заседания.
Решение о проведении заседания и назначении председательствующего принимается председателем Комиссии в течение 10 дней со дня направления ему материалов.
В случае отсутствия председателя заседание Комиссии организует и проводит один из заместителей председателя Комиссии.
4.6. Справочные материалы к заседанию Комиссии рассылаются членам Комиссии не позднее, чем за 5 дней до даты проведения заседания.
Исключения по срокам представления документов допускаются при рассмотрении Комиссией вопроса в соответствии с оперативным поручением Мэра Москвы, первого заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы. В этих случаях материалы могут быть представлены членам комиссии в иные сроки.