3.1. Сотрудник службы "одного окна" производит сканирование представленных Заявителем документов: заявлений, справок, выписок в соответствии с перечнем, определенным регламентной схемой подготовки, согласования и выдачи конечного документа, с последующим внесением электронных версий документов в базу данных ИС СОО для обеспечения режима электронного документооборота при подготовке, согласовании и выдаче требуемого документа.
3.2. Передача документов на согласование производится службой "одного окна" или сотрудником организации в соответствии с утвержденной регламентной схемой подготовки, согласования и выдачи соответствующего документа.
3.3. Служба "одного окна" согласующей организации осуществляет прием запроса на согласование (подготовку заключения) и выдачу согласования (заключения), а также контроль соблюдения сроков согласования (подготовки заключения), определенных регламентом и регламентной схемой подготовки, согласования и выдачи по каждому виду выдаваемого документа.
3.4. Специалисты органа исполнительной власти, государственного учреждения и государственного унитарного предприятия города Москвы - держателя "одного окна" и согласующей организации, обеспечивающие процесс подготовки конечного документа, ведут регистрационную карточку (в электронном виде), заводимую на каждое обращение Заявителя, и осуществляют внесение в базу данных ИС СОО электронных версий документов (согласований), возникающих на каждом этапе подготовки конечного документа, путем их сканирования.
3.5. ИС СОО обеспечивает:
- автоматизированное оповещение исполнителей и ответственных лиц при регистрации обращения и изменениях его состояния в реальном масштабе времени;
- разделение прав доступа к информации об обращениях;
- возможность ограничения доступа к определенным формам документов, полям, записям и логическим связям;
- автоматизированную подготовку необходимых документов в соответствии с разработанной для данного вида документа моделью регламентной схемы подготовки, согласования и выдачи;
- учет и хранение в электронном виде выданных заявителям документов;
- автоматическое отслеживание сроков исполнения регламентной схемы с автоматическим оповещением о наступлении контрольных сроков;
- фиксацию и контроль проведения всех согласований.
3.6. Ответственность за бесперебойное функционирование системы несет технологическая служба организации-держателя "одного окна".