В Аппарате Мэра и Правительства Москвы установлена смешанная система делопроизводства, предусматривающая централизованную работу с документами Мэра Москвы, Правительства Москвы и децентрализованную - с документами структурных подразделений Аппарата Мэра и Правительства Москвы.
7.1. Прием, первичная обработка, доставка и отправка документов
7.1.1. Прием служебных документов и обращений граждан, адресованных Мэру Москвы, заместителям Мэра Москвы в Правительстве Москвы, руководителям органов исполнительной власти города Москвы, аппараты которых размещены по адресам: Тверская ул., д.11 и д.13, производится по адресу: Тверская ул., д.13.
7.1.2. Прием и отправка служебных документов и обращений граждан, адресованных Мэру Москвы, Правительству Москвы, в Аппарат Мэра и Правительства Москвы, осуществляется следующими способами:
- с использованием системы межведомственного электронного документооборота;
- с использованием системы электронного документооборота;
- с использованием официального сервера Правительства Москвы в информационно-телекоммуникационной сети Интернет;
- фельдъегерской службой (в соответствии с графиком маршрутов);
- через почтовое отделение;
- нарочными, курьерами;
- лично гражданами (через окно приема почты);
- с использованием телеграфной связи;
- в ходе личного приема граждан в Приемной Правительства Москвы членами Правительства Москвы и руководителями органов исполнительной власти города Москвы.
7.1.3. Все поступающие служебные документы и обращения граждан в адрес Мэра Москвы, Правительства Москвы, Аппарата Мэра и Правительства Москвы переводятся в систему электронного документооборота.
7.1.4. В системе электронного документооборота электронные документы хранятся и передаются вместе с их регистрационными данными, зафиксированными в регистрационной карточке документа.
Первичная обработка поступающих в адрес Мэра Москвы, Правительства Москвы, Аппарата Мэра и Правительства Москвы электронных документов включает проверку правильности адресования (доставки) электронных документов, проверку подлинности электронной подписи, которой подписаны электронные документы, наличия указанных в содержании документов приложений.
Неправильно оформленные и доставленные не по адресу электронные документы незамедлительно подлежат возврату автору обращения.
Документы, полученные с использованием межведомственного электронного документооборота, автоматически переводятся в систему электронного документооборота для дальнейшей работы с ними.
Обращения граждан и организаций, поступившие в форме электронных документов с официального сервера Правительства Москвы в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, в том числе заключения аккредитованных Министерством юстиции Российской Федерации независимых экспертов, уполномоченных на проведение независимой антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов, на проекты нормативных правовых актов Мэра Москвы и Правительства Москвы, подлежащих независимой антикоррупционной экспертизе, подготовленные структурными подразделениями Аппарата Мэра и Правительства Москвы, оформляются на официальном сервере Правительства Москвы в информационно-телекоммуникационной сети Интернет в разделе "Электронная приемная" на странице "Обратная связь с Правительством Москвы" и автоматически переводятся в систему электронного документооборота в соответствующие разделы "Обращения граждан" или "Служебные документы" для дальнейшей обработки и рассмотрения.
7.1.5. Централизованный прием и отправку документов с использованием факсимильной связи осуществляет пункт связи.
Допускается применение факсимильной связи и электронной почты для приема и отправки документов, не требующих централизованной регистрации, либо с последующей их регистрацией в структурных подразделениях Аппарата Мэра и Правительства Москвы.
Прием и отправка телефонограмм, адресованных Мэру Москвы и членам Правительства Москвы или подписанных ими, производится структурными подразделениями Аппарата Мэра и Правительства Москвы, обеспечивающими их деятельность, в соответствии с компетенцией.
7.1.6. Прием, первичная обработка, доставка и отправка корреспонденции на бумажном носителе осуществляется подразделением приема и отправки корреспонденции:
7.1.6.1. Служебные документы и обращения граждан, лично передаваемые в подразделение приема и отправки корреспонденции, принимаются только при вскрытых конвертах.
7.1.6.2. При приеме от нарочных служебных документов в разносной книге отправителя ставится штамп Правительства Москвы, дата и подпись сотрудника подразделения, принявшего документ, на копии документа - штамп Правительства Москвы с указанием даты приема.
7.1.6.3. Корреспонденция, поступившая на бумажном носителе в нерабочее время, в выходные и праздничные дни от Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и в связи с чрезвычайными ситуациями, принимается дежурными приемной Мэра Москвы с последующей передачей в подразделение приема и отправки корреспонденции (с указанием, какие документы доложены Мэру Москвы или иному уполномоченному должностному лицу).
Указанная корреспонденция передается в подразделение приема и отправки корреспонденции для ее обработки не позднее 8 часов 30 минут следующего рабочего дня.
7.1.6.4. Прием служебных документов и обращений граждан, направленных Мэру Москвы, Правительству Москвы по почте, осуществляется в соответствии с Инструкцией по работе с почтовой корреспонденцией.