Документированная информация в жизни и деятельности современного общества приобрела огромное значение, и роль ее с течением времени продолжает возрастать. Утрата документов, содержащих такую информацию, может повлечь серьезный, а порой и невосполнимый материальный и социальный ущерб.
Вероятность утраты документации не только в военное время, но и при возникновении пожаров, обрушении конструкций зданий, затоплении и других катаклизмах природного и техногенного характера возрастает. Компенсировать утрату документации и содержащейся в ней информации можно путем ее страхования. Застраховать же документацию можно только в натуральной форме, то есть в виде копии, достоверно воспроизводящей документированную информацию оригинала.
Вот почему в 1995 году Правительство Российской Федерации приняло решение создавать страховой фонд документации не только в ведомственных звеньях, что делалось уже многие годы, но и в территориальных - в субъектах Российской Федерации.
Во исполнение этого решения Правительство Москвы в период с 1996 года по 2004 год приняло ряд распорядительных актов об организации работ по созданию территориального страхового фонда документации (далее - ТСФД) Москвы для документального обеспечения выполнения мобилизационных заданий и устойчивого функционирования экономики Москвы, сохранения и использования ее научно-производственного потенциала и историко-культурного наследия в условиях военного времени и чрезвычайных ситуациях (далее - ЧС) мирного времени, для проведения аварийно-спасательных, аварийно-восстановительных и других неотложных работ при ликвидации ЧС и последствий нападения противника, а также для восстановления (воссоздания) при необходимости объектов или отдельных сооружений в случае их разрушений или повреждений.
В связи с отсутствием опыта работы по созданию ТСФД не только в Москве, но и в Российской Федерации, в 1999 году разработан и утвержден первым заместителем Премьера Правительства Москвы Технический проект "Система территориального страхового фонда документации Москвы", в котором разработана идеология создания и функционирования системы ТСФД города.
За истекший период в Москве выполнена следующая работа:
- изучен опыт работы по созданию СФД в стране, организовано плодотворное сотрудничество в этой сфере деятельности с Минэкономразвития России, МЧС России, ФГУП НИИ репрографии, федеральными техническими лабораториями;
- сформирована система ТСФД г.Москвы и общесистемные органы управления, формируются органы управления в подсистемах, отраслевых и объектовых звеньях;
- определены предварительные объемы работы по созданию ТСФД г.Москвы (более 40 млн.листов документации, приведенной к формату А 4);
- созданы основы нормативной и методической базы;
- на основе оборудования, приобретенного у ликвидированных в 1995-1999 годах лабораторий федеральных министерств, при Головной службе ТСФД г.Москвы создана и укомплектована квалифицированными специалистами, работавшими в указанных лабораториях, собственная специальная лаборатория для изготовления страховых документов на микроформах. Тем самым заложены основы материально-технической базы системы ТСФД г.Москвы;
- в созданной при Головной службе ТСФД г.Москвы спецлаборатории изготовлено на микроформах и передано на хранение в запасное хранилище ТСФД более 900 тысяч листов документации, приведенных к формату А4.
Вместе с тем, в ходе функционирования системы ТСФД выявлены проблемы, сдерживающие ее дальнейшее динамичное развитие, темпы накопления ТСФД:
- не отвечающее потребностям финансирование деятельности системы, следствием чего является недостаточная материально-техническая база, использование физически и морально устаревшего оборудования, технологий;
- слабая законодательная и нормативная база на федеральном уровне, недостаточный опыт создания такой базы в России;
- большое количество различных по характеру деятельности участников процесса создания ТСФД, трудности, в связи с этим, в координации их деятельности и управлении функционированием системы ТСФД;
- низкие темпы подготовки и поставки документации в спецлабораторию на микрофильмирование из-за незаинтересованности поставщиков, а в ряде случаев из-за постоянной востребованности документов, невозможности их изъятия из оборота без негативных последствий для производства даже на несколько суток. По этим причинам в отдельных подсистемах к созданию страховых документов до сих пор не приступили.
Преодоление указанных и ряда других проблем возможно только при системном, комплексном подходе в процессе реализации комплексной целевой программы.