3.1. При проведении проверки руководитель организации в обязательном порядке должен быть ознакомлен с поручением на проведение проверки. Проверка считается начатой с момента ознакомления с поручением на проведение проверки. В случае отказа руководителя организации ознакомиться с поручением об этом делается запись в поручении и в акте проверки. Копия поручения высылается заказным письмом по почте по фактическому адресу расположения организации и по юридическому адресу.
3.2. Для осуществления контроля за соблюдением организациями порядка учета поступающей выручки, полученной организациями с применением ККТ, полноты ее оприходования в кассу предприятия налоговые органы используют данные фискальной памяти ККТ, а также следующие документы: паспорт ККТ установленной формы, в который заносятся сведения о вводе машины в эксплуатацию и ее ремонтах; журнал (журналы) кассира-операциониста; кассовую книгу; приходные кассовые ордера на приход денежной наличности в кассу предприятия; контрольные ленты ККТ; акты (форма N КМ-3) о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам.
В соответствии с действующим законодательством организации обязаны иметь и хранить вышеуказанные документы.
Иногда в ходе проведения проверки требуются и иные документы, необходимые для принятия правильного решения по фактам, установленным проверкой.
Проверяемая организация для осуществления налоговыми органами контроля обязана представлять вышеуказанные документы. Налоговыми органами составляется требование о предоставлении документов. В требовании указывается срок, в который должны быть представлены документы. За отказ от представления необходимых документов или за представление документов не в полном объеме предусмотрена ответственность в соответствии с п.1 ст.19.4 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях. Должностным лицом, проводящим проверку, составляется протокол об административном правонарушении. Для рассмотрения дела об административном правонарушении протокол направляется в суд по месту совершения правонарушения (нахождения налогового органа).
В случае невозможности проведения проверки в связи с непредставлением необходимых документов лица, проводящие проверку, составляют справку о невозможности проведения проверки на имя руководителя инспекции и служебную записку о включении данной организации в план проведения выездных налоговых проверок.
3.3. Проводимая проверка осуществляется путем сопоставления данных о фактически полученной организацией выручке с данными, отраженными в кассовой книге предприятия.
Вспомогательными документами при проведении проверки могут служить акты по форме N КМ-9, чеки, пробитые на ККТ, принадлежащих организации.
Проверка полноты оприходования (неполного оприходования) в кассу предприятия наличных денежных средств производится путем сравнения суммы выручки по данным, отраженным в фискальном отчете, с суммой выручки, определенной по показаниям секционных счетчиков (регистров) ККТ на начало и конец дня и отраженной в журнале кассира-операциониста, и данных кассовой книги о фактической сумме выручки по предприятию. В случае установления расхождений, полученных в результате сравнения указанных сумм выручки, выясняются причины, вызвавшие расхождения, и делаются выводы о полноте оприходования в кассу предприятия наличных денежных средств. При этом сверка данных по суммам выручки производится в целом за проверяемый период, в том числе по каждому дню проверяемого периода или по дням совершения операций в проверяемом периоде.
При проведении проверок организаций, применяющих бланки строгой отчетности (БСО), сравниваются данные, отраженные в кассовой книге, с данными фактически полученной выручки с применением БСО.
Каждое предприятие в соответствии с пунктом 23 Порядка ведения кассовых операций N 40 для осуществления расчетов наличными деньгами должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.
Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации служит счет бухгалтерского учета 50 "Касса".
В кассовой книге по дебету счета 50 "Касса" отражается поступление денежных средств, в том числе полученных с применением ККТ, и денежных документов в кассу организации.
Таким образом, для вывода о полноте учета выручки денежных средств на предприятиях важно установить, какие данные о фактической сумме выручки отражены в кассовой книге.
3.4. О результатах проведенной проверки составляется акт проверки полноты оприходования наличных денежных средств. Данный акт составляется как в случае выявления нарушения, так и в случае отсутствия нарушений. Моментом обнаружения правонарушения считается дата составления акта проверки. Проверка считается проведенной только в случае составления акта. Акт подлежит обязательной регистрации в журнале регистрации. Акт составляется в двух экземплярах. Один экземпляр акта вручается руководителю предприятия (законному представителю), другой подшивается к материалам проверки. К акту проверки прикладываются документы, подтверждающие выявленное нарушение. В случае отказа руководителя организации (законного представителя) подписать акт проверки об этом делается отметка в акте и заверяется подписями проверяющих.
В момент обнаружения правонарушения должностным лицом, проводящим проверку, в отношении юридического лица и должностного лица организации, виновного в совершении данного правонарушения, составляется протокол об административном правонарушении в соответствии со ст.15.1 КоАП РФ.
При этом протокол в отношении юридического лица составляется в присутствии законного представителя проверяемой организации, которым является руководитель данной организации на момент составления протокола.
Должностным лицом, подлежащим привлечению к административной ответственности, является руководитель (генеральный директор) проверяемой организации на момент совершения правонарушений и допустивший указанные правонарушения.
Также в протоколе указываются место и время рассмотрения дела об административном правонарушении. Копия протокола вручается под расписку лицу, в отношении которого возбуждено дело об административном правонарушении.