Под организационным обеспечением системы понимается комплекс мероприятий кадрового, финансового, материально-технического и иного характера, направленных на создание условий для функционирования и развития системы "Инфоград".
Организационное обеспечение системы должно быть, прежде всего, направлено на создание актуального и достоверного информационного наполнения системы.
Организационное обеспечение должно определять взаимодействие между организациями, участвующими в проекте, а также деятельность сотрудников, работающих с системой.
Организационное обеспечение системы целесообразно разделить по видам организаций, участвующих в проекте. В зависимости от этого им можно приписать следующие роли в проекте:
- Организация - пользователь системы (Государственный заказчик);
- Организация-оператор (сбор, редактирование и актуализация информации, предоставление услуг, обновление оборудования и программного обеспечения системы);
- Эксплуатирующая организация;
- Организации - поставщики информации.
При этом те или иные организации могут одновременно выступать в различных ролях, например, быть как пользователем системы, так и поставщиком информации.
Отдельно необходимо рассмотреть взаимодействия, возникающие между организациями - участниками проекта.
Взаимодействие между организациями можно описать алгоритмом взаимодействия, состоящего из набора операций. Основные операции можно разделить по видам следующим образом:
- Аналитика - аналитическая обработка полученной информации или определение информации, которую необходимо поместить в систему, и выявление ее источников.
- Сбор данных - операции по сбору или получения информации, т.е. операции, результатом выполнения которых является загрузка в систему новой информации либо актуализация уже имеющейся.
- Обработка информации - операции, в результате выполнения которых информация не претерпевает качественного изменения, а лишь приводится к стандартам, принятым в системе.
Результатом работ по организационному обеспечению должен быть набор документов, описывающих порядок работы персонала с системой, а также порядок взаимодействия между организациями, участвующими в проекте.
При реализации проекта "Инфоград" необходимо следовать общепринятым подходам по управлению проектами подобного рода. Так, предлагается взять за основу организационных принципов реализации проекта следующие:
- Управление проектом.
- Управление качеством.
- Спиральный жизненный цикл системы.
- Стадии создания по ГОСТ 34.
При реализации проекта необходимо следовать принципам управления проектами, поддерживающими методологии Project Management Institute. Данная мера позволит на всех стадиях проекта обеспечивать выполнение предусмотренного объема работ в требуемые временные рамки с расходом планируемого количества ресурсов при поддержании необходимого качества выполняемых работ.
Для эффективного управления реализацией проекта в каждой организации-участнице следует назначить ответственного за управление проектом, обладающего необходимыми навыками. Все управление процессом реализации проекта в организациях - участницах проекта должно осуществляться через этих ответственных специалистов. При этом головная организация-исполнитель назначает ведущего руководителя проектов, который осуществляет координацию между организациями-участницами, а также контролирует объем выполненных работ и сроки выполнения.
В целях успешного применения методик управления проектом в организациях участницах необходимо ввести единые согласованные формы предоставления информации о ходе реализации проекта и о проблемах, возникающих в ходе реализации, которые могут повлечь за собой срыв выполнения проекта.
Реализация данных принципов позволит обеспечить целостное управление реализацией проекта, не требуя вводить единые принципы и стандарты в организациях-участницах.
Следование принципам управления качеством должно обеспечить необходимое качество продукта на всех этапах реализации проекта. Это должно обеспечить не только должное качество конечного продукта, но и соблюдение сроков и объемов ресурсов, затраченных на реализацию проекта за счет уменьшения затрат, связанных с устранением сбоев или ошибок.
В основе управления качеством при реализации данного проекта должно лежать применение технологий, снижающих вероятность появления ошибок при разработке, а также тестирования промежуточных результатов на всех этапах реализации.
Выбор спирального жизненного цикла системы основан на том факте, что в городе отсутствуют примеры реализации подобного рода комплексных проектов. Данный факт не дает возможности утверждать, что в ходе реализации проекта изначально будут учтены все имеющиеся факторы, влияющие на реализацию данного проекта.
Модель спирального жизненного цикла предполагает наличие подобного рода ограничений и предлагает эволюционный поэтапный принцип развития систем. Так, в ходе реализации пилотного проекта могут быть выявлены дополнительные факторы или исходные данные, которые будут учтены на следующем этапе развития системы и т.д.