Управление документацией и данными в организации предусматривает наличие процедур включающих:
- порядок разработки и утверждения документов;
- порядок учета и хранения документов;
- периодический анализ каждого документа;
- порядок внесения изменений и пересмотра документов;
- своевременную отмену и изъятие устаревших документов.
Вся выпускаемая в обращение документация должна быть проверена и утверждена ответственным лицом.
Единственным способом утверждения документов является подпись ответственного лица на документе или использование специального кода в электронной версии.
В документацию должны вноситься только те изменения, которые имеют технико-экономическое обоснование, при этом должна быть обеспечена прослеживаемость вносимых изменений. Также необходимо предусмотреть надежный способ по замене недействительных документов. Целесообразно иметь перечень (реестр) документов с указанием, у кого находится тот или иной документ.