Организация, независимо от ее размеров, должна, на определенных этапах ее работы, сохранять информацию о том, что происходит с материально-техническими ресурсами, технологическими процессами, продукцией (услугами).
Необходимо знать, что в организацию поставлены те материалы, детали, оборудование и т.д., которые предназначены для данного вида продукции (услуг) или объекта.
Необходимо прослеживать процесс производства продукции (услуг) для того, чтобы в случае возникновения дефекта, можно было определить место и время возникновения дефекта и предпринять соответствующие корректирующие и/или предупреждающие действия. Для обеспечения данной процедуры организация должна идентифицировать (опознать) материалы, детали, оборудование, технологические процессы, исполнителей и т.д.