На объектах - поставщиках документации для микрофильмирования дополнительно к мероприятиям, изложенным в п.1.5, выполняются следующие работы по комплектованию, подготовке и отправке документации в спецлабораторию:
- определение количества и состава комплектов документов, разработка комплектовочных документов;
- подборка комплектов документов;
- проверка и оценка качества подобранных документов, проведение, при необходимости, их реставрации и доработки;
- внесение в документы изменений, утвержденных на момент подборки документации;
- разработка сопроводительных документов;
- заключение договора на поставку и микрофильмирование документации;
- упаковка и отправка документации.
4.1. Документы, поставляемые для создания СФД, содержательно и структурно объединяются в комплекты, представляющие собой совокупность документов, необходимых и достаточных для выполнения определенных функций и задач, относящихся к конкретным изделиям (видам продукции), объектам, видам (категориям) документации, видам управленческой деятельности и т.д.
Основным комплектовочным документом, определяющим состав и полноту любого комплекта документации, поставляемой для создания СФД, является ведомость комплекта соответствующего вида документации (далее - ВКД).
На каждый вид документации, подлежащей поставке на микрофильмирование, разрабатывается одна или несколько ВКД в соответствии с перечнями изделий (продукции), зданий, сооружений, инженерных сетей и коммуникаций, рассмотренных в п.2.2 настоящего Положения. ВКД разрабатывается в составе разделов, указанных в соответствующих нормативных документах (ЕСКД, СПДС, ЕСТД и др.).
ВКД разрабатываются группами СФД объектов с привлечением специалистов, утверждаются руководителями объектов.
Форма ведомости комплекта документации, поставляемой на микрофильмирование, приведена в приложении 4.
На документацию, имеющую гриф секретности, разрабатываются отдельные ведомости.
Порядок оформления ведомостей комплектов документации приведен в табл.1.
Количество экземпляров ведомостей комплектов документации и адреса их отправки определяются Головной службой ТСФД г.Москвы.
Табл.1
Порядок разработки и оформления ведомостей комплектов
документации, поставляемой на микрофильмирование
N | Ведомости комплектов документации по видам СФД | Разрабатывает | Подписывает | Согласовывает |
1. | Для выполнения мобзадания | Моб.орган объекта | Руководитель группы СФД; | Мобилизационный орган ведомства, Представитель заказчика |
2. | Для ликвидации ЧС | Штаб ГО и службы ГО объекта | Руководитель группы СФД; | Управление ГОЧС административного округа |
3. | Для восстановления | Орган кап. строительства объекта | Руководитель группы СФД; | Орган капитального строительства ведомства |
4. | На недвижимое национальное достояние | Служба СФД-ННД | Руководитель службы СФД-ННД | Руководитель объекта |
5. | На научное, культурное и историческое наследие | Группа СФД объекта | Руководитель группы СФД; | Комитет по культуре Москвы |
6. | На архивные документы | Архив, отдел кадров объекта | Руководитель группы СФД; | Главархив Москвы |
4.2. Подборку документов для включения в состав комплекта осуществляют вместе с группой СФД должностные лица, ответственные за подготовку и проведение данных мероприятий.
Подборка каждого комплекта документов, предназначенного для создания СФД, осуществляется в соответствии с разработанной и утвержденной ВКД.
В состав комплекта документов отбираются подлинники (оригиналы) документов, а при их отсутствии - дубликаты или учтенные (заверенные) копии документов. В случае отсутствия на объекте необходимых подлинных документов и пригодных для микрофильмирования их дубликатов или учтенных копий направляются запросы на объекты - держатели подлинников непосредственно или через вышестоящую организацию.
Состав документов, включаемых в конкретный комплект, регламентируется соответствующими нормативами, при их отсутствии - экспертным путем.
Для определения и подтверждения подлинности и ценности документов на недвижимые объекты национального достояния, а также документов, относящихся к категории культурного и исторического наследия, проводится государственная историко-культурная экспертиза исходных документов, предназначенных для создания СФД. Такая экспертиза организуется и проводится головными организациями по СФД-ННД, СФД-КНД, и СФД-АНД в порядке, установленном соответствующими нормативно-правовыми и организационно-распорядительными документами.
4.3. Собранные документы, предназначенные для микрофильмирования, должны удовлетворять по качеству и физическому состоянию следующим основным требованиям ГОСТ 13.1.002-80: