5.1. Организация изготовления СФД возложена на Головную службу ТСФД г.Москвы.
Под изготовлением страховых документов понимается процесс копирования (перезаписи) информации подлинных документов на микрографические носители и оптические диски, выбранные в качестве носителей страховых документов.
Микрографические носители обеспечивают компактное гарантированное хранение записанной на них документированной информации в естественной (человекочитаемой) форме в течение нормативного срока хранения документации конкретного вида, а для документации бессрочного хранения - не менее 100 лет.
5.2. Страховые документы изготавливаются в специальной лаборатории, являющейся структурным подразделением Головной службы ТСФД г.Москвы. В случае необходимости Головная служба ТСФД г.Москвы к изготовлению страховых документов вправе привлекать на договорной основе другие действующие в Москве специальные лаборатории. Организации, имеющие собственные спецлаборатории, используют их для изготовления страховых документов на подведомственные объекты. При этом качество страховых документов должно соответствовать требованиям соответствующих нормативных документов.
5.3. Поступившая в специальную лабораторию от поставщиков документация подвергается обязательному входному контролю на соответствие ее состава комплектовочным документам (сопроводительным перечням), требованиям к качеству, предъявляемым соответствующими нормативными документами или экспертной комиссией по качеству исполнения. В случае их несоответствия документация возвращается поставщику на доработку.
Специальная лаборатория Головной службы ТСФД г.Москвы по договорам с поставщиками документации за их счет вправе выполнять работы по улучшению (восстановлению) качества представленных документов на основе современных компьютерных технологий. Для выполнения указанных работ возможно привлечение Головной службой и других организаций.
Восстановленной (улучшенной) документации придается юридический статус подлинника (ставятся соответствующие подписи и печати), после чего она возвращается в специальную лабораторию на микрофильмирование.
5.4. Страховые документы изготавливаются на микрографических носителях: 35 мм рулонной пленке (МР-35) и микрофишах (МФА6), изготовленных на галогенидосеребряной пленке.
Целесообразность применения рулонного или форматного микрографического носителя (микрофиши) определяется Головной службой ТСФД г.Москвы совместно с головной организацией по виду СФД или поставщиком документации, исходя из особенностей каждого вида СФД.
Страховые документы, содержащие программы для ЭВМ, изготавливаются на оптических дисках.
При изготовлении страховых документов и их копий используются современные интегрированные микрографические и компьютерные технологии.
В целях обеспечения высокой надежности и долговечности сохранения в условиях военного и ЧС мирного времени ТСФД г.Москвы создается в виде двух идентичных по составу и структуре страховых фондов - основного и запасного, поэтому все страховые документы изготавливаются в двух экземплярах - в негативном и позитивном изображении.
Основной СФД (позитив) предназначен для изготовления копий документов в случае утраты или недоступности оригиналов, износа или порчи ранее изготовленных копий СД.
Запасной СФД (негатив) предназначен для восстановления, при необходимости, документов основного СФД.
После микрофильмирования комплекты подлинной документации возвращаются поставщикам в полной сохранности, без ухудшения первоначального качества в оговоренные в договорах на микрофильмирование сроки. Порядок обеспечения сохранности документации при ее возврате аналогичен порядку, установленному при поставке и изложенному в п.4.7 настоящего Положения.
Вместе с партией документации объекту-поставщику возвращается один экземпляр ВКД (СП) с обозначением номеров микрофильмов и адресов расположения микроизображений документов на микрофильмах, содержащих указанную партию документов. Возвращенный экземпляр ВКД (СП) хранится на объекте на правах подлинного документа.
При несоответствии документации предъявляемым к ней требованиям срок микрофильмирования, установленный в договоре, корректируют с учетом времени, необходимого для доработки документации. Отправка доработанной документации в спецлабораторию оформляется сопроводительным письмом и сопроводительным перечнем.
5.5. Изготовленные на микроформах страховые документы в специальной лаборатории проверяются на соответствие требованиям нормативных документов. При отсутствии таких нормативов заключение о соответствии качества СФД потребностям пользователей делается экспертным путем с выводом о целесообразности передачи изготовленных страховых документов на хранение.
Прошедшие контроль микрофильмы и оптические диски после регистрации и учета в соответствии с установленным порядком передаются в основное и запасное хранилища, представляющие собой инженерно-технические сооружения, обеспечивающие защиту СФД от поражающих воздействий. В них создаются необходимые для хранения СФД температурно-влажностные условия, обеспечивается надежное хранение, требуемый режим секретности. Проводятся регламентные работы по проверке физического состояния страховых документов и необходимые профилактические мероприятия. Осуществляются также мероприятия по исключению несанкционированного доступа к страховым документам, выполняются работы и мероприятия по обеспечению возможности оперативного размножения и выдачи пользователям страховых документов на установленных видах носителей.
Для учета страховых документов и быстрого их поиска в Головной службе ТСФД г.Москвы и хранилищах создаются компьютерные банки данных.
5.6. В ходе ведения основного и запасного СФД специалистами спецлаборатории Головной службы ТСФД г.Москвы совместно с поставщиками документации вносятся текущие изменения в страховые документы, проводится перевод их на архивное хранение или уничтожение с отражением соответствующих изменений в информационно-поисковых системах, а также в учетных и отчетных документах. О происшедших изменениях информируются организации, ранее получившие рабочие копии СД.
Изменения в страховые документы, а также исключение или введение новых документов производится в случае уточнения заданий объекту на военное время, проведения на объекте строительно-монтажных или ремонтных работ, в ходе которых появились новые здания и сооружения, внесены изменения в конструкции существующих зданий и сооружений, коммунально-энергетические системы, технологические процессы. Ответственность за своевременность представления сведений об изменениях несет поставщик документации.
5.7. Пользователями СФД на объект могут быть:
- объекты - поставщики документации;
- вышестоящие по отношению к этим объектам органы управления по вопросам, входящим в их компетенцию;
- органы управления подсистем ТСФД г.Москвы;
- органы управления МГСЧС и ГО Москвы (СФД-ЧС);
- аварийно-спасательные и аварийно-восстановительные службы (СФД-ЧС);