1.1. Совещания у Мэра Москвы проводятся в соответствии с недельным рабочим планом Мэра Москвы и его поручениями.
Перечень вопросов, запланированных для рассмотрения на совещаниях у Мэра Москвы на очередную неделю, Управлением Мэра Москвы в рабочем порядке (телефонограммой) доводится (по принадлежности) до сведения членов Правительства Москвы, руководителей органов исполнительной власти города, руководителей структурных подразделений Аппарата Мэра Москвы, Аппарата Правительства Москвы и организаций (далее - руководителей) для обеспечения своевременной подготовки материалов к намеченным совещаниям. Аналогичным образом Управление Мэра Москвы своевременно информирует заинтересованных лиц об изменениях в рабочем плане Мэра Москвы.
1.2. Подготовка совещания возлагается на членов Правительства Москвы, а в отдельных случаях на руководителей органов исполнительной власти города, руководителей структурных подразделений Аппарата Мэра Москвы, Аппарата Правительства Москвы и организаций в соответствии с их компетенцией.
1.3. По выездным совещаниям (кроме совещаний, проводимых в рамках субботних объездов и оформляемых специалистами Оперативно-распорядительного управления Мэра Москвы по вопросам, входящим в компетенцию данного управления), проводимым Мэром Москвы на промышленных, в научных, сельскохозяйственных предприятиях, учреждениях, организациях, на стройках Москвы, ответственный за подготовку совещания в обязательном порядке информирует о планируемом мероприятии руководителя Аппарата Мэра Москвы - начальника Управления Мэра Москвы для обеспечения участия специалистов Управления Мэра Москвы в работе совещания.
1.4. Руководитель, ответственный за подготовку совещания, не менее чем за два рабочих дня до проведения планового совещания определяет, а при необходимости, согласовывает с Мэром Москвы или руководителем Аппарата Мэра Москвы состав участников и повестку дня совещания. Список участников совещания по секретным вопросам визируется начальником Первого управления Правительства Москвы и утверждается Мэром Москвы.
В совещаниях принимают участие, как правило, члены Правительства Москвы, руководители органов исполнительной власти города, руководители структурных подразделений Аппарата Мэра Москвы, Аппарата Правительства Москвы и организаций. Участие нескольких должностных лиц от одного органа исполнительной власти города и организаций различных организационно-правовых форм допускается в исключительных случаях, связанных с необходимостью предельной детализации обсуждаемой проблемы.
Вопрос о приглашении на совещание членов Правительства Российской Федерации, руководителей федеральных министерств и ведомств, членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Московской городской Думы согласовывается с Мэром Москвы.
1.5. Руководители, ответственные за подготовку вопроса к совещанию, обеспечивают:
1.5.1. Представление руководителю Аппарата Мэра Москвы начальнику Управления Мэра Москвы, либо заместителю начальника Управления Мэра Москвы - начальнику отдела, либо специалисту Управления Мэра Москвы (заведующему сектором Управления Мэра Москвы, советнику Мэра Москвы, помощнику Мэра Москвы), организующему проведение совещания, не менее чем за два рабочих дня до планируемого совещания следующих материалов:
- повестки дня совещания с указанием докладчика, а при необходимости, и содокладчика;
- списка участников совещания по установленной форме с указанием их фамилии, имени, отчества и занимаемой должности каждого, а для совещаний по секретной тематике - формы допуска к государственной тайне и номеров вопросов (согласно повестке дня совещания), на обсуждение которых он приглашен;
- проекта протокола совещания по рассматриваемому вопросу;
- сводной информации по существу рассматриваемого вопроса и, при необходимости, согласованного с заинтересованными организациями проекта распорядительного документа Мэра Москвы или Правительства Москвы по данному вопросу (со справкой по имеющимся разногласиям).
Указанные материалы подписываются или визируются лицами, ответственными за подготовку совещания.
1.5.2. Не менее чем за день до совещания приглашение участников (при количестве более 30 человек) и их регистрацию, а также оповещение участников при отмене совещания или его переносе.
1.6. Аппарат Правительства Москвы обеспечивает:
1.6.1. Предоставление и подготовку помещения для проведения Мэром Москвы совещания, звукоусиление, стенографическое, звукозаписывающее и хозяйственное обслуживание совещания.
Использование зала заседаний Правительства Москвы (на 5 этаже) для проведения других совещаний согласовывается комендатурой здания д.13 по Тверской ул. с руководителем Аппарата Мэра Москвы на основе письменной заявки.
1.6.2. В оперативном порядке проход в здание и в зону проведения совещания по списку участников совещания, завизированному руководителем Аппарата Мэра Москвы и/или специалистом Управления Мэра Москвы.
1.7. Управление Мэра Москвы:
- обеспечивает включение в еженедельный рабочий план Мэра Москвы вопросов, рассмотрение которых на совещаниях с участием Мэра Москвы предусматривается его поручениями;
- осуществляет контроль за своевременной подготовкой структурными подразделениями Аппарата Правительства Москвы, обеспечивающими деятельность членов Правительства Москвы, руководителями, ответственными за подготовку совещания, материалов, указанных в п.1.5 настоящего положения и за приглашением участников совещания (кроме совещаний, организуемых Оперативно-распорядительным управлением Мэра Москвы по вопросам, входящим в его компетенцию);
- вносит предложение Мэру Москвы о снятии вопроса с рассмотрения в случае несвоевременной и некачественной подготовки совещания.