2.1. В соответствии с решениями, принятыми Мэром Москвы по рассмотренным на совещании вопросам, специалистами Управления Мэра Москвы не позднее чем в 3-дневный срок с момента проведения совещания дорабатывается проект протокола и представляется на подпись Мэру Москвы. К работе над проектом протокола при необходимости привлекаются ответственные специалисты органов исполнительной власти города, структурных подразделений Аппарата Мэра Москвы, Аппарата Правительства Москвы и организаций. Окончательная редакция проекта протокола в отдельных случаях согласовывается с соответствующими руководителями.
Подготовка проектов протоколов совещаний у Мэра Москвы осуществляется только специалистами Управления Мэра Москвы при их непосредственном участии в работе совещания.
В протоколе указываются конкретные исполнители поручений и сроки их выполнения, определенные Мэром Москвы. При отсутствии конкретных указаний Мэра Москвы по сроку исполнения поручений в проекте протокола предлагаются сроки их выполнения. После утверждения протокола Мэром Москвы срок исполнения поручения считается обязательным.
Контроль за выполнением протокола в целом возлагается, как правило, на одного из членов Правительства Москвы с учетом распределения обязанностей и характера рассматриваемого вопроса.
Управление Мэра Москвы определяет круг лиц, которым рассылается протокол или выписка из протокола с учетом данных на совещании поручений.
2.2. Протоколы совещаний у Мэра Москвы подразделяются на "оперативные" (по результатам совещаний, проводимых Мэром Москвы по оперативным вопросам), "тематические" (по отдельным проблемам), а также протоколы заседаний комиссий, оперативных штабов Правительства Москвы, общественных советов и других образований, председателем которых является Мэр Москвы.
Соответствующая систематизация протоколов осуществляется по согласованию с руководителем Аппарата Мэра Москвы.
В протоколах указываются: номер протокола, дата проведения совещания или заседания, отмечается, кто присутствовал, записываются рассмотренные вопросы и фамилии выступивших по ним. Ход обсуждения не записывается, но отдельно по каждому вопросу кратко излагается суть обсуждаемого вопроса и полностью формулируется поручение с указанием органа (организации), должностного лица, которым дается поручение, а также сроков его исполнения.
По вопросам, касающимся использования средств городского бюджета и имущества города, в протоколе дается поручение руководителю, ответственному за исполнение, о подготовке соответствующего проекта распорядительного документа.
2.3. Решение об утверждении Мэром Москвы протоколов совещаний, проводимых в его отсутствие, но по поручению Мэра Москвы, принимает Мэр Москвы, либо руководитель Аппарата Мэра Москвы по согласованию с Мэром Москвы.
2.4. Информация, содержащаяся в протоколах совещаний у Мэра Москвы, по уровню доступа относится к категории ограниченного распространения (за исключением случаев, когда она составляет государственную тайну).
Протоколы, содержащие информацию ограниченного распространения, оформляются с грифом "Для служебного пользования". После подписания протокола решением руководителя структурного подразделения, осуществлявшего его подготовку, определяется необходимое количество экземпляров и утверждается список их рассылки.
На рассылаемых экземплярах протокола (выписок из протокола), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, дополнительно может проставляться пометка "Не подлежит размножению", которая заранее указывает на отказной ответ в случае запроса (согласования) на его копирование.
Обращение с документированной информацией ограниченного распространения осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства Москвы.
Доступ к базе данных "Контроль исполнения протоколов совещаний у Мэра Москвы", содержащей документированную информацию ограниченного распространения, имеют должностные лица и сотрудники Аппарата Мэра Москвы, Аппарата Правительства Москвы и органов исполнительной власти города согласно утвержденным спискам.
2.5. При наличии в протоколе совещания сведений, составляющих государственную тайну, Мэру Москвы вносятся предложения по присвоению документу соответствующего грифа секретности Вице-мэром Москвы, первыми заместителями и заместителями Мэра Москвы в Правительстве Москвы, министрами Правительства Москвы, руководителями органов исполнительной власти города, ответственными за подготовку данного совещания, либо руководителем Аппарата Мэра Москвы, руководителем Аппарата Правительства Москвы, начальником Первого управления Правительства Москвы.
Протоколы совещаний по секретным вопросам и другие относящиеся к ним документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, оформляются и регистрируются с соблюдением порядка и правил ведения секретного делопроизводства в Первом управлении Правительства Москвы. Засекреченные материалы совещаний рассылаются по указанию руководителя, разрешившего проведение совещания, согласно утвержденному им списку рассылки. Программа проведения совещания по секретным вопросам, его протокол, список участников с отметками о присутствовавших приобщаются в номенклатурное дело Первого управления Правительства Москвы.
2.6. Аппарат Мэра Москвы, Аппарат Правительства Москвы совместно с заинтересованными службами в соответствии с предоставленными полномочиями принимает меры по предотвращению поступления информации, содержащейся в протоколах совещаний, проводимых Мэром Москвы, в средства массовой информации и общедоступные компьютерные сети.
2.7. Должностные лица, допустившие факт передачи, либо распространения информации, содержащейся в протоколах, не по назначению (п.2.6), привлекаются к ответственности в соответствии с действующим законодательством.
2.8. Управление Мэра Москвы:
- обеспечивает регистрацию, копирование и рассылку протоколов совещаний, проводимых Мэром Москвы, с грифом "Для служебного пользования", "Не подлежит размножению", в том числе в виде отдельных выписок по пунктам протокола, составление их сводного перечня (по годам) и хранение подлинников протоколов в течение двух лет, до сдачи их в архив Правительства Москвы;
- обеспечивает регистрацию, рассылку и хранение подлинников служебных документов по вопросам, связанным с ходом реализации протоколов совещаний, своевременный подбор указанных документов к совещаниям.