13.1. Общие требования к оформлению документов.
Служебные документы (письма, докладные записки, служебные записки, пояснительные записки, справки, заявки, заявления и т.д.) составляются и оформляются структурными подразделениями Аппарата Мэра, Аппарата Правительства в соответствии с требованиями, изложенными в данном разделе Регламента.
Правила оформления проектов распорядительных документов Мэра, Вице-мэра, Правительства, членов Правительства изложены в п.3.2.2 настоящего Регламента.
13.1.1. Документы Мэра, Правительства, Аппарата Мэра и Аппарата Правительства оформляются на бланках документов утвержденного образца (кроме "внутренней" переписки) и должны иметь определенный состав реквизитов расположенных в установленном порядке (образцы оформления писем приведены в приложениях 11, 12).
Документы (кроме распорядительных) рекомендуется оформлять в диалоговом режиме текстового редактора "Word для Windows" (версия 7.0 и последующие) с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером 12-14 кеглей, одинарным межстрочным интервалом. Начало абзаца устанавливается через 12,7 мм от границы левого поля документа.
Размеры полей каждого листа документа, оформленного как на бланке, так и без него, должны быть не менее, мм:
- 20 - левое;
- 10 - правое;
- 15 - верхнее;
- 10 - нижнее.
13.1.2. Бланки документов.
13.1.2.1. Бланки документов Мэра, Правительства, Аппарата Мэра и Аппарата Правительства изготавливаются на бумаге форматом А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм), А6 (105 x 148 мм).
13.1.2.2. Управление по организации работы с документами Правительства разрабатывает макеты бланков документов, составляет и представляет на утверждение руководителя Аппарата Правительства альбом бланков документов Мэра, Вице-мэра, Правительства, Аппарата Мэра и Аппарата Правительства. Эталон альбома хранится в Управлении по организации работы с документами Правительства, контрольный экземпляр находится в Финансово-хозяйственном управлении.
13.1.2.3. В Аппарате Мэра и Аппарате Правительства применяются следующие утвержденные бланки для писем:
- бланки с указанием должности должностного лица исполнительной власти города (Мэра Москвы, Вице-мэра Москвы, первого заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы, руководителя Аппарата Правительства Москвы, заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы, руководителя Аппарата Мэра Москвы, управляющего делами Правительства Москвы и т.п.). Применение указанных бланков допускается должностными лицами, должность которых (исполнение обязанностей) соответствует наименованию должности на бланке письма;
- Правительства Москвы. Применение бланка допускается Мэром и членами Правительства;
- Аппарата Мэра Москвы, Аппарата Правительства Москвы. Применение бланков допускается руководителями соответствующих аппаратов и их заместителями, а также руководителями структурных подразделений Аппарата Мэра, Аппарата Правительства и их заместителями;
- структурных подразделений Аппарата Мэра Москвы и Аппарата Правительства Москвы (Управления Мэра Москвы, Управления Вице-мэра Москвы, Управления государственной службы и кадров Правительства Москвы и других). Применение бланков допускается руководителями, заместителями руководителей структурных подразделений, а также специалистами, которым предоставлено право подписи;
- коллегий, научно-методических, научно-технических, экспертных и иных советов и комиссий Мэра и Правительства (при Мэре и Правительстве). Применение бланков допускается председателями (руководителями) и заместителями председателя (руководителя), ответственными секретарями указанных рабочих органов.
13.1.2.4. При оформлении писем на имя Мэра за подписью членов Правительства бланки документов не применяются, при этом в подписи указываются должность и фамилия лица, подписавшего документ.
Для ведения переписки между структурными подразделениями и должностными лицами Аппарата Мэра и Аппарата Правительства бланки документов не применяются: "внутренняя" переписка оформляется на листах бумаги формата А4 или А5.
Переписка между членами Правительства может осуществляться как с использованием бланка письма, так и без использования бланка. В этом случае подпись оформляется с указанием должности и фамилии лица, подписавшего документ.
13.1.2.5. Применение бланков документов, в том числе и должностных, обязательно при направлении документов за подписью Мэра, Вице-мэра, членов Правительства, должностных лиц Аппарата Мэра и Аппарата Правительства в сторонние организации, а также направлении в адрес Мэра, Вице-мэра, членов Правительства документов за подписью руководителей органов исполнительной власти города (департаментов, комитетов, главных управлений, управлений, инспекций, префектур) и лиц, официально их замещающих, а также при переписке между ними.
13.1.2.6. Допускается использование бланков документов Мэра и Правительства, должностных лиц исполнительной власти города, Аппарата Мэра и Аппарата Правительства, изготовленных только типографским способом.
13.1.3. Реквизиты документов.
При составлении и оформлении документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных целях, а также созданию предпосылки для машинной обработки информации.
Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются: наименование организации (должностного лица) - автора документа, название вида документа (кроме писем), дата и индекс документа, текст, подпись, печать (в случаях, требующих дополнительного удостоверения документа).
В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка.