11.1. Работа с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, определяется действующими нормативными правовыми актами Российской Федерации, города Москвы и настоящим Регламентом.
11.2. Решение об отнесении документа к категории документов, содержащих информацию ограниченного распространения, принимается, как правило, на стадии создания проекта документа при включении в него сведений конфиденциального характера и помечается грифом "Для служебного пользования".
11.3. Решение об отнесении документа к категории документов, содержащих информацию ограниченного распространения, принимается:
- по распорядительным документам - должностным лицом исполнительной власти города, в компетенции которого находится подписание данного распорядительного документа, а также ответственным за внесение проекта распорядительного документа для рассмотрения Мэру, Вице-мэру, на заседание Правительства, первым заместителям Мэра в Правительстве, руководителю Аппарата Правительства, заместителям Мэра в Правительстве;
- по другим документам (служебным письмам, протоколам и т.п.) - должностным лицом исполнительной власти, подписавшим документ, на основании предложения ответственного исполнителя.
11.4. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации, зафиксированной в документе, к категории ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.
11.5. На документах и их проектах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется гриф "Для служебного пользования".
11.6. При подготовке документа определяется количество экземпляров данного документа. Каждый экземпляр документа нумеруется и отправляется соответствующему адресату.
11.7. Доступ к базам данных "Контроль исполнения распорядительных документов Правительства Москвы", "Служебные документы Правительства Москвы", "Контроль исполнения протоколов совещаний у Мэра Москвы" и другим базам данных Правительства, содержащим информацию ограниченного распространения, имеют должностные лица и сотрудники Аппарата Мэра, Аппарата Правительства и органов исполнительной власти города в соответствии с утвержденными списками.
11.8. Документированная информация для служебного пользования без санкции должностного лица исполнительной власти города, установившего режим ограниченного распространения для конкретного документа, не подлежит разглашению (распространению).
Для сотрудников структурных подразделений Аппарата Мэра и Аппарата Правительства, не входящих в список рассылки, снятие копий, а также выписки из документов с грифом "Для служебного пользования" производятся по разрешению должностного лица, подписавшего документ, руководителя Аппарата Мэра, руководителя Аппарата Правительства (его заместителей), начальника Управления по организации работы с документами (по служебным документам), руководителя структурного подразделения или сотрудника, составившего рассылку протокола совещания у Мэра (по протоколам совещаний у Мэра).
Для других организаций снятие копий производится на основании письменных запросов этих организаций и по разрешению должностного лица, подписавшего документ, либо руководителя Аппарата Правительства, его заместителей.
Обеспечение доступа к базам данных, содержащих информацию ограниченного распространения, производится по согласованию со структурным подразделением, ответственным за информационное наполнение соответствующих баз данных, в соответствии с решением руководителя Аппарата Правительства.
11.9. Снятие грифа "Для служебного пользования" производится по результатам экспертизы в связи с утратой конфиденциальности информации. Гриф погашается штампом или от руки с указанием номера акта или протокола, послужившего основанием для его снятия. Запись подтверждается подписью работника, занимающегося учетом и хранением документов.