39. В случаях утраты наград и документов к ним в боевой обстановке, в результате стихийного бедствия либо при других обстоятельствах, когда не было возможности предотвратить утрату наград, решением Комиссии по наградам и почетным званиям города Москвы награжденным могут быть выданы дубликаты наград.
Дубликаты Почетной грамоты Правительства Москвы, диплома к премии города Москвы и Благодарности Мэра Москвы не выдаются. В случае их утраты Управлением государственной службы и кадров награжденным могут быть выданы справки, подтверждающие награждение Почетной грамотой, присуждение премии или объявление Благодарности Мэра Москвы.
40. Об утрате наград награжденные представляют заявления руководителю организации по месту работы, а неработающие - в органы местного самоуправления по месту жительства.
Награжденные, утратившие награды по основаниям, изложенным в п.39 настоящей Инструкции, могут обратиться с ходатайством о выдаче им дубликатов наград, адресованным в Управление государственной службы и кадров.
В заявлении, кроме ходатайства о выдаче дубликата награды, указываются должность, фамилия, имя, отчество, год рождения награжденного и излагаются обстоятельства утраты. К заявлению прилагаются документы, подтверждающие награждение (копии удостоверений к наградам или архивная справка о награждении), справка соответствующего государственного органа или учреждения, подтверждающая обстоятельства утраты наград, а также характеристика, выданная с последнего места работы награжденного, а для неработающего - с места жительства.
41. В случае хищения наград награжденный заявляет об этом в органы внутренних дел. Ходатайство о выдаче дубликатов наград возбуждается по истечении года со дня уведомления органов внутренних дел об их хищении. При этом к обращению кроме документов, указанных в п.40 настоящей Инструкции, прилагается справка органа внутренних дел о заявлении награжденного по поводу хищения наград и о результатах их розыска.
42. Управление государственной службы и кадров рассматривает поступившие обращения о выдаче дубликатов наград и направляет их в Комиссию по наградам и почетным званиям города Москвы, которая принимает соответствующее решение.
43. Дубликаты наград выдаются награжденным Управлением государственной службы и кадров на основании решения Комиссии по наградам и почетным званиям города Москвы.
На оборотной стороне дубликатов наград воспроизводится буква "Д" (дубликат).
44. Возбуждение ходатайств о дубликатах документов к наградам взамен утраченных производится в порядке, установленном для выдачи дубликатов наград (пункты 39-43 настоящей Инструкции). Характеристика на лицо, утратившее документ к награде, не требуется.
45. В других случаях, кроме указанных в п.39 настоящей Инструкции, вместо дубликатов документов к наградам Управлением государственной службы и кадров выдаются справки, подтверждающие награждение.