5.1. Прием, доставка и отправка корреспонденции.
5.1.1. Прием и отправка корреспонденции мэрии осуществляется сектором приема и отправки корреспонденции Управления организационно - методического обеспечения работы с документами Управления делами мэрии (абзац в редакции распоряжения мэра Москвы от 11 мая 1993 года N 323-РМ).
5.1.2. Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни, принимается дежурными приемных мэра, премьера с последующей передачей в сектор приема и отправки корреспонденции (с указанием, какие документы доложены руководству в рабочем порядке).
5.1.3. Работники сектора распределяют полученную почту по адресатам:
- почта мэра;
- почта премьера правительства;
- почта первых заместителей, заместителей премьера и министров правительства;
- почта Объединенной коллегии Москвы и Московской области и Столичной коллегии;
- почта структурных подразделений мэрии.
5.1.4. Доставка входящих, исходящих и внутренних документов в аппарате мэрии осуществляется инспекторами - курьерами в соответствии с графиком курьерских маршрутов.
5.1.5. Документы, требующие срочного рассмотрения, с грифами "Срочно", "Весьма срочно", правительственные документы, телеграммы и т.д. доставляются в зависимости от вопроса вне графика маршрутов.
5.1.6. Входящие и исходящие документы передаются из сектора в структурные подразделения мэрии и обратно под расписку в реестрах или разносных книгах (с указанием полной фамилии расписавшегося).
5.2. Регистрация документов.
5.2.1. Регистрация документов в мэрии осуществляется:
- адресованных мэру, премьеру правительства, генеральному директору департамента мэра, Столичной коллегии, руководству Управления делами мэрии, первым заместителям, заместителям премьера, министрам правительства*, а также советникам правительства и без указания конкретного адреса - в Управлении организационно - методического обеспечения работы с документами Управления делами мэрии (абзац в редакции распоряжения мэра Москвы от 11 мая 1993 года N 323-РМ.);
------------------
* В общем отделе регистрируется корреспонденция, адресованная членам правительства (кроме префектов), аппарат которых находится по адресу: Тверская, 13.
- адресованных подразделениям - в соответствующих подразделениях;
5.2.2. Регистрация документов, поступивших в Управление организационно - методического обеспечения работы с документами Управления делами мэрии, производится (абзац в редакции распоряжения мэра Москвы от 11 мая 1993 года N 323-РМ):
- служебных документов, в т.ч. телефаксов** - отдел служебной корреспонденции (абзац в редакции распоряжения мэра Москвы от 11 мая 1993 года N 323-РМ);
-------------------
** Телефаксы и другие служебные документы на иностранном языке должны быть с переводом на русский язык либо их регистрация осуществляется после перевода документа (или сопроводительного письма) в Управлении зарубежных связей.
- писем граждан - в отделе писем граждан (абзац в редакции распоряжения мэра Москвы от 11 мая 1993 года N 323-РМ).
5.2.3. Прием (передача) телефонограмм, адресованных мэру, премьеру, его заместителям и министрам правительства (или подписанных ими) производится секретарями или дежурными приемных вышеназванных руководителей с регистрацией телефонограмм в специальных журналах.
5.2.4. Информация обо всех поступивших документах и их прохождение в аппарате мэрии и правительства фиксируется на регистрационной карточке либо в ЭВМ в виде ее электронного эквивалента: первичная регистрация (корреспондент, вопрос и т.д.), поручения руководства, отчеты - ответы исполнителей на ранее данные поручения, заключения соисполнителей, ответы автору и т.д.
5.2.5. Документы, зарегистрированные в общем отделе Управления делами мэрии, как правило, в тот же день направляются адресатам:
- адресованные мэру - через Управление делами мэрии;