1. Награждение ведомственными наградами Федерального архивного агентства (далее - ведомственные награды) осуществляется за личные заслуги и достижения в решении задач, возложенных на Росархив, достижение высоких результатов в служебной деятельности, за безупречную и эффективную федеральную государственную гражданскую службу, многолетний добросовестный труд, активное участие в организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, активное участие в развитии теории и практики архивного дела и делопроизводства, заслуги в наставнической деятельности, а также за эффективное оказание содействия Росархиву в установленной сфере деятельности.
2. Ведомственными наградами награждаются:
федеральные государственные гражданские служащие Росархива (далее - гражданские служащие);
работники организаций, подведомственных Росархиву;
работники уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и органов местного самоуправления;
работники государственных и муниципальных архивов;
работники общественных и иных организаций, научных учреждений и иные лица, содействующие развитию архивного дела, организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
3. Награждение ведомственными наградами может быть приурочено:
к подведению итогов работы (за год и (или) иные периоды);
к профессиональным праздникам;
к юбилейным датам награждаемых лиц (50, 60, 70 лет и каждые последующие 5 лет со дня рождения) и к юбилейным датам организаций (органов) (25, 50, 75 лет и каждые последующие 25 лет со дня создания);
к достижению предельного возраста пребывания на гражданской службе.
4. При награждении ведомственными наградами учитываются принцип последовательности награждения, характер и степень заслуг награждаемого лица или коллектива организации (органа), которые должны соответствовать положениям о ведомственных наградах.
5. Число лиц, представляемых к награждению, может составлять:
не более одного человека в год от организации (органа) общей штатной численностью менее 100 человек;
не более одного человека в год на каждые 100 работающих (служащих) для организации (органов) общей штатной численностью свыше 100 человек.
При представлении уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела документов о награждении работников организаций (органов), находящихся в ведении субъекта Российской Федерации, количество представляемых к награждению лиц определяется от общего числа лиц, осуществляющих деятельность в сфере архивного дела в субъекте Российской Федерации.
В случае наступления юбилейной даты организации (органа) число лиц, представляемых к награждению, может увеличиваться в пять раз.
6. Награждение ведомственными наградами оформляется приказами Росархива по личному составу.
7. Повторное награждение одной и той же ведомственной наградой не допускается, за исключением награждения Почетной грамотой Федерального архивного агентства (далее - Почетная грамота) и объявления Благодарности руководителя Федерального архивного агентства (далее - Благодарность).
Повторное награждение Почетной грамотой и объявление Благодарности по одному основанию не допускается.
8. Последующее представление к награждению ведомственной наградой производится не ранее чем через три года после предыдущего награждения ведомственными наградами.
В исключительных случаях по решению руководителя Росархива с согласия коллегии Росархива за особые личные заслуги и достижения награждение ведомственными наградами может осуществляться без учета срока после предыдущего награждения, наличия у представленного к награждению других ведомственных наград, а также стажа работы (службы), указанного в положениях о ведомственных наградах, за исключением награждения нагрудным знаком отличия Федерального архивного агентства "Почетный архивист".
9. Представление к награждению ведомственными наградами лиц, в отношении которых возбуждено уголовное дело, имеющих неснятую (непогашенную) судимость, дисциплинарные взыскания, в отношении которых проводится служебная проверка, не допускается.
10. В случае установления недостоверности сведений, содержащихся в документах, представленных на награждаемое ведомственной наградой лицо, издается приказ об отмене приказа (о внесении изменений в приказ) Росархива о награждении ведомственной наградой в отношении названного лица, а врученная ему ведомственная награда и удостоверение к ней подлежат возврату.
11. Лицам, награжденным ведомственной наградой, в трудовую книжку вносится соответствующая запись (за исключением случаев, когда в соответствии с трудовым законодательством трудовая книжка на бумажном носителе на соответствующее лицо не ведется) с указанием даты и номера приказа Росархива о награждении.
12. Обеспечение изготовления и хранения ведомственных наград и бланков удостоверений к ним осуществляется Отделом государственной службы, кадров и наград Росархива (далее - Отдел кадров Росархива).