N п/п | Работы | Содержание работы | Единица измерения | Норма времени, | Норма выработки | Применение коэффициента |
3.1 | Определение источников комплектования | |||||
3.1.1 | Выявление и обследование на предмет включения в список источников комплектования или исключения из него: | X | ||||
3.1.1.1 | - организации | изучение примерных и отраслевых (ведомственных) списков источников комплектования, нормативной, методической и справочной литературы, Интернет-сайтов - выявление организации с профильной документацией - установление контактов с организацией - изучение ее функционально-целевого назначения и состава образующихся в деятельности документов - составление справки, экспертного заключения о целесообразности нахождения организации в списке источников комплектования | X | |||
государственного архива | организация | 5 | ||||
муниципального архива | организация | 2 | ||||
3.1.1.2 | - гражданина (собственника или владельца архивных документов) | изучение научной, мемуарной, справочной литературы, Интернет-сайтов - выявление лица, являющегося собственником или владельцем профильными документами - установление связей и ведение переговоров с владельцами документов личного происхождения - ознакомление с составом личного или семейного архива - составление справки, экспертного заключения о целесообразности нахождения гражданина в списке источников комплектования | чел. | 4 | ||
3.1.2 | Составление и ведение списка организаций/граждан (собственников или владельцев архивных документов) - источников комплектования | составление проекта списка по установленной форме - согласование его с организациями/гражданами - представление на ЭПК и доработка по результатам обсуждения - согласование с вышестоящим органом управления архивным делом - утверждение (переутверждение) списка | организация (чел.) | 0,091 (45 мин.) | ||
3.1.3 | Формирование и ведение наблюдательного дела на организацию/гражданина (собственника или владельца архивных документов), включенную (ого) в список источников комплектования | включение в наблюдательное дело номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, положений об архиве и экспертной комиссии (далее - ЭК) организации, выписок из протоколов ЭПК, паспорта, утвержденных описей, актов, справок, пояснительных записок, информационных материалов, договоров, относящихся к организации, гражданину - дополнение внутренней описи - составление (при необходимости) информационной справки для ЭПК | организация (чел.) | 0,25 | ||
3.1.4 | Заключение договора о передаче документов на хранение в архиве: | подготовка проекта договора на основе типового - согласование проекта договора с организацией/гражданином - калькуляция стоимости работ (при необходимости) - оформление и подписание договора | X | Для договоров на платной основе применяется коэффициент 1,25 | ||
3.1.4.1 | негосударственной организацией | договор | 3 | |||
3.1.4.2 | - гражданином (собственником или владельцем архивных документов) | договор | 4 | |||
3.1.4.3 | - ликвидационной комиссией организации (ликвидатором) | договор | 3 | |||
3.2 | Экспертиза ценности документов и определение сроков их хранения: | изучение истории фонда и фондообразователя, состава и содержания документов - написание заключения с кратким изложением сведений о составе и содержании документов, предлагаемых к приему - составление плана проведения работ - визуальный осмотр документов - определение ценности документов на основании соответствующих критериев (составление экспертного заключения о приеме документов личного происхождения) - отбор документов, не подлежащих хранению - проверка на дублетность - определение и уточнение фондовой принадлежности - первичная систематизация документов, предполагаемых к приему на хранение - формирование условных дел | X | |||
3.2.1 | управленческих | X | ||||
3.2.1.1 | - с полистным просмотром | л. | 1500 | |||
3.2.1.2 | - без полистного просмотра | ед.хр. | 120 | |||
3.2.2 | научно-технических: | X | ||||
разработка перечня проектов, проблем, тем, подлежащих передаче на постоянное хранение (1-й этап) | комплект документов | 15 | ||||
отбор документов (2-й этап): | X | |||||
3.2.2.1 | - текстовых с полистным просмотром | л. | 900 | |||
3.2.2.2 | - текстовых без полистного просмотра | ед.хр. | 100 | |||
3.2.2.3 | - графических | л. | 200 | |||
3.2.3 | по личному составу: | X | ||||
3.2.3.1 | - с полистным просмотром | л. | 1500 | |||
3.2.3.2 | - без полистного просмотра | ед.хр. | 200 | |||
3.2.4 | фотодокументов | ед.хр. | 150 | |||
3.2.5 | фонодокументов | X | ||||
3.2.5.1 | - с прослушиванием на | час звучания | 2 | |||
3.2.5.2 | - без прослушивания на | ед.хр. | 50 | |||
3.2.5.3 | видеодокументов | ед.уч. | 4 | |||
3.2.6 | личного происхождения | л. | 300 | |||
3.2.6.1 | Составление сдаточной или оценочной описи на документы личного происхождения | описательная статья | 50 | |||
3.3 | Подготовка документов, не подлежащих хранению, к уничтожению (утилизации) | сверка документов, не подлежащих хранению, с актом о выделении к уничтожению - группировка документов в связки - перевязывание связок шпагатом | ед.хр. | 160 | ||
3.4 | Прием документов | |||||
3.4.1 | Формирование годового плана-графика приема в архив документов из организаций-источников комплектования и от граждан | выявление организаций-источников комплектования с истекающими сроками ведомственного хранения документов - внутриархивное согласование возможных объемов приема документов - согласование сроков приема-сдачи документов с организациями-источниками комплектования и гражданами - составление и утверждение плана-графика приема документов | позиция плана | 5 | ||
3.4.2 | Прием документов в архив с проверкой физического, санитарно-гигиенического, технического состояния, комплектности учетных документов: | поединичный визуальный осмотр единиц дел (документов), выборочный или сплошной полистный просмотр (прослушивание) документов в делах - (сверка соответствия негатива, аннотации и контрольного фотоотпечатка (для фотодокументов), (проверка качества изображения (для видеодокументов) - составление акта при обнаружении дефектов - сопоставление заголовков, архивных шифров, крайних дат документов в описи и на обложках дел - прием НСА на передаваемые документы | X | |||
3.4.2.1 | управленческой документации, научно-технической документации, документов по личному составу: | X | ||||
без проверки количества листов в делах | ед.хр. | 225 | ||||
с проверкой количества листов в делах | ед.хр./ | 10/ | ||||
3.4.2.2 | - фонодокументов | X | ||||
без прослушивания | ед.хр. | 130 | ||||
с прослушиванием | час звучания | 2,5 | ||||
3.4.2.3 | - фотодокументов | ед.хр. | 125 | |||
3.4.2.4 | - видеодокументов | ед.уч. | 7 | |||
3.4.2.5 | документов личного происхождения: | X | ||||
первичный | документ | 500 | ||||
на постоянное хранение | ед.хр./л. | 60/ | ||||
3.5 | Взаимодействие с организациями-источниками комплектования | |||||
3.5.1 | Рассмотрение и согласование (подготовка к согласованию): | ознакомление с проектом - проверка соответствия его положений нормативным требованиям - подготовка заключений - согласование их с организацией | X | |||
3.5.1.1 | - инструкции по делопроизводству, разработанной на основе примерной | документ | 2 | |||
3.5.1.2 | - индивидуальной инструкции по делопроизводству объемом до 3 авторских листов | 4 | ||||
3.5.1.3 | - номенклатуры дел, составленной по типовой или примерной номенклатуре | позиция | 200 | |||
3.5.1.4 | - индивидуальной номенклатуры дел | позиция | 120 | Для номенклатуры дел, содержащей свыше 1000 заголовков, применяется коэффициент 0,75 | ||
3.5.1.5 | - описи дел постоянного срока хранения | описательная статья | 200 | |||
3.5.1.6 | - описи дел по личному составу | описательная статья | 300 | |||
3.5.1.7 | - положения об архиве организации | документ | 0,5 | |||
3.5.1.8 | - положения об ЭК организации | документ | 0,5 | |||
3.5.2 | Участие в заседании центральных экспертных (экспертных) комиссиях организации | предварительное ознакомление с материалами - присутствие на заседании - участие в обсуждении профильных вопросов - выдвижение предложений - участие в принятии решений | мероприятие | 0,5 | ||
3.5.3 | Составление формы "Сведения о состоянии хранения документов в организациях-источниках комплектования архива на 1 декабря ...года" | анализ паспортов организаций и учетных данных архивов организаций - обобщение сведений об архивах организаций, составе и состоянии их документов - заполнение формы - представление формы в уполномоченный орган исполнительной власти в области архивного дела | организация | 0,5 | ||
3.5.4 | Оказание методической и практической помощи в подготовке описей дел: | ознакомление с описью - проверка правильности отбора документов на хранение - установление полноты состава документов, включенных в опись - проверка правильности описания документов и наличия НСА к описи - подготовка рекомендаций по устранению недостатков | X | |||
3.5.4.1 | - постоянного срока хранения | описательная статья | 130 | |||
3.5.4.2 | - по личному составу | описательная статья | 200 | |||
3.5.5 | Консультирование по вопросам архивного дела и делопроизводства: | ознакомление с проблемой - обращение к нормативно-методической базе (при необходимости) - предоставление соответствующих рекомендаций - ведение учета консультаций | X | |||
3.5.5.1 | - при очном обращении в архив | консультация | 4 | |||
3.5.5.2 | - с выездом в организацию | консультация | 1 | |||
3.5.5.3 | по каналам связи | консультация | 0,03 | |||