Об утверждении типовых норм времени и выработки на работы (услуги), выполняемые (оказываемые) государственными и муниципальными архивами
1. Обеспечение сохранности документов
N п/п | Наименование работы | Содержание работы | Единица измерения | Норма времени, | Норма выработки | Применение коэффициента | |
1.1 | Контроль соблюдения режимов хранения документов: | ||||||
1.1.1 | охранного и противопожарного | обход с визуальным осмотром хранилища (помещения) - отключение имеющегося в нем освещения и электрооборудования - закрытие и опечатывание хранилища (помещения) - внесение отметки в регистрационный журнал и/или составление акта об обнаруженных нарушениях режима | хранилище (помещение) | 0,04 | |||
1.1.2 | температурно-влажностного | снятие показаний контрольно-измерительных приборов - регистрация показаний в регистрационном журнале или базе данных (далее - БД) - информирование службы эксплуатации в случае нарушения режима | хранилище (помещение) | 0,03 | |||
1.1.3 | санитарно-гигиенического и светового (осуществляется в ходе проведения запланированных санитарных дней) | обход с визуальным осмотром хранилища (помещения) - составление акта об обнаруженных нарушениях режима (при необходимости) | хранилище (помещение) | X | |||
1.2 | Разработка плана (схемы) размещения архивных фондов | определение приоритетности размещения фондов - визуальный осмотр помещения - изучение особенностей расположения дверей, стеллажного оборудования, систем жизнеобеспечения и безопасности - составление плана (схемы) с учетом требований Правил | хранилище (помещение) | 3 | |||
1.3 | Составление и ведение | внесение записи в БД (написание карточки) на фонд или стеллаж по установленной форме - включение карточки в картотеку (при ведении указателя в традиционной форме) - систематизация карточек по порядку номеров фондов или по порядку номеров стеллажей в пределах одного помещения (при ведении указателя в традиционной форме) | X | ||||
1.3.1 | пофондового | запись (карточка) | 80 | ||||
1.3.2 | постеллажного | запись (карточка) | 50 | ||||
1.4 | Размещение документов, описей в хранилище при приеме на хранение | расстановка первичных средств хранения документов, описей или связок документов на стеллажных полках в соответствии с планом (схемой) размещения архивных фондов | |||||
1.4.1 | с рабочей поверхности | ед.хр. | 1080 | ||||
1.4.2 | с пола | ед.хр. | 540 | ||||
1.5. | Перемещение документов, описей внутри архива: | ручное или с использованием средств малой механизации перемещение документов, описей на другое место - размещение на стеллажных полках в соответствии с планом (схемой) размещения архивных фондов | |||||
1.5.1 | с рабочей поверхности | ед.хр. | 1080/X, где X - расстояние, на которое производится перемещение (м) | ||||
1.5.2 | с пола | ед.хр. | 540/X, где X - расстояние, на которое производится перемещение (м) | ||||
1.6. | Картонирование документов, описей | помещение единиц хранения в средство первичного хранения (коробку, папку с клапанами, конверт, ячейку микротеки) по порядку номеров - фиксация номера архивного фонда, номера описи дел, документов, крайние номера единиц хранения, находящихся в первичном средстве хранения - помещение негативов фотодокументов в светонепроницаемый конверт или конверт из кальки (для фотодокументов) - размещение первичного средства хранения на стеллаже (в шкафу) | X | ||||
1.6.1 | на бумажном носителе | ед.хр. | 450 | Для | |||
1.6.2 | аудиовизуальных | ед.хр. | 350 | ||||
1.6.3 | микроформ | бюкс | 800 | ||||
1.7 | Перекартонирование документов, описей: | выемка единиц хранения из старой коробки (связки, конверта) - помещение в новую коробку (конверт) по порядку номеров - фиксация номера архивного фонда, номера описи дел, документов, крайних номеров единиц хранения, находящихся в коробке (конверте) - размещение коробки (конверта) на стеллаже (в шкафу) | X | ||||
1.7.1 | на бумажном носителе | ед.хр. | 300 | Для | |||
1.7.2 | аудиовизуальных | ед.хр. | 350 | ||||
1.7.3 | микроформ | бюкс | 700 | ||||
1.8 | Формирование связок дел | группировка дел по порядку номеров - написание ярлыка с номером архивного фонда, номера описи дел, документов, крайних номеров единиц хранения - упаковка дел в оберточную бумагу - перевязывание дел - прикрепление (вкладывание) ярлыка к связке | шт. | 55 | |||
1.9 | Оформление ярлыка*: | ||||||
1.9.1 | на первичном средстве хранения документов | написание на ярлыке номеров фонда и описи, первого и последнего номеров размещенных в коробке (папке, связке) единиц хранения (при необходимости - номеров отсутствующих дел и номера коробки (папки, связки)) | шт. | 105 | |||
1.9.2 | на обложку единицы хранения | нанесение на печатную форму ярлыка номеров фонда, описи, единицы хранения | ед.хр. | 200 | |||
1.10 | Простановка архивного шифра на обложке единицы хранения документов: | выемка единицы хранения из коробки - удаление старого шифра (при необходимости) - нанесение надписи или штампа "Ф.N, Оп.N, Д.N" - сверка заголовка единицы хранения с описью - заполнение (нанесение) архивного шифра | X | ||||
1.10.1 | на бумажном носителе | ед.хр. | 280 | Для | |||
1.10.2 | аудиовизуальных, электронных на физически обособленных носителях | ед.хр. | 200 | Для | |||
1.10.3 | микроформ | бюкс | 100 | ||||
1.11 | Оформление обложки единицы хранения | разлиновка (разметка) обложки - написание на обложке названий архива, фонда (фондообразователя), структурной части, заголовка единицы хранения, крайних дат документов, количества листов в единице хранения | ед.хр. | 50 | |||
1.12 | Наклейка ярлыка на первичное средство хранения документов, обложку единицы хранения | нанесение клея на оборотную сторону ярлыка - приклеивание ярлыка на обложку - удаление излишков клея с поверхности обложки - разглаживание ярлыка | шт. | 170 | |||
1.13 | Нумерация листов в единице хранения: | нанесение номеров листов в правом верхнем углу страницы единицы хранения или в месте, не нарушающем восприятие документа - заполнение по установленной форме листа-заверителя - его подклейка к единице хранения | X | Для документов в плохой физической сохранности применяется коэффициент 0,75 | |||
1.13.1 | стандартной | л. | 2250 | ||||
1.13.2 | крупноформатной или имеющей особенности оформления | л. | 900 | ||||
1.13.3 | документов личного происхождения | л. | 1700 | ||||
1.13.4 | имеющей в составе изобразительные материалы, в том числе фотоальбомы | л. | 600 | ||||
1.14 | Перенумерация листов в единице хранения: | зачеркивание имеющихся номеров листов - нанесение новых номеров листов в правом верхнем углу страницы единицы хранения или в месте, не нарушающем восприятие документа - заполнение по установленной форме листа-заверителя - его подклейка к единице хранения | X | ||||
1.14.1 | стандартной | л. | 1900 | ||||
1.14.2 | крупноформатной или имеющей особенности оформления | л. | 700 | ||||
1.14.3 | документов личного происхождения | л. | 1200 | ||||
1.14.4 | имеющей в составе изобразительные материалы, в том числе фотоальбомы | л. | 450 | ||||
1.15 | Проверка нумерации листов в единице хранения | полистный просмотр единиц хранения - выявление и фиксация в листе-заверителе отсутствующих (пропущенных) и литерных листов, ошибок в нумерации, наличия особенностей в оформлении (марок, фотографий и других) - простановка в листе-заверителе штампа "Проверено", даты проверки и подписи проверяющего | X | ||||
1.15.1 | стандартной | л. | 4000 | Для документов | |||
1.15.2 | крупноформатной или имеющей особенности оформления | л. | 1800 | досоветского периода применяется | |||
1.15.3 | документов личного происхождения | л. | 3000 | коэффициент 0,75 | |||
1.15.4 | в альбоме с изобразительными материалами или фотодокументами | л. | 1000 | ||||
1.16 | Систематизация карточек в картотеке, хранящейся на правах подлинников | размещение карточек в пределах картотечного ящика (коробки) в соответствии с установленным принципом систематизации | шт. | 450 | |||
1.17 | Нумерация карточек в картотеке, хранящихся на правах подлинников | проверка правильности размещения карточек в пределах картотечного ящика (коробки) - нанесение на карточку порядкового номера в установленном месте | шт. | 900 | |||
1.18 | Простановка служебных отметок об отнесении к особо ценным документам, страховом копировании, наличии фонда пользования, каталогизации, рассекречивании: | ||||||
1.18.1 | на первичном средстве хранения, обложке единицы хранения | сверка вынесенных на ярлык коробки (обложку дела) номеров единиц хранения с соответствующим актом - нанесение отметки на ярлык (обложку) | коробка (ед.хр.) | 300 | |||
1.18.2 | в описи, в том числе внутренней | нанесение соответствующего штампа напротив описательной статьи (и на обложке описи при ее полном рассекречивании и (или) полном страховом копировании) во всех экземплярах описи | описательная статья | 350 | |||
1.19 | Фальцовка чертежей в составе научно-технической документации: | ||||||
1.19.1 | - формата менее А1 | л. | 300 | ||||
1.19.2 | - формата более А1 | л. | 100 | ||||
1.20 | Проверка наличия и состояния документов, описей | |||||||
1.20.1 | Выверка учетных документов перед проведением проверки наличия | установление полноты учетных документов - сверка сопоставимых показателей | описательная статья | 1000 | ||||
1.20.2 | Проверка наличия и состояния документов на бумажной основе: | выемка единицы хранения из первичного средства хранения - сверка заголовка (этикетки) и шифра единицы хранения на обложке (карточке) с описательной статьей описи - визуальный осмотр единицы хранения - возврат единицы хранения в первичное средство хранения - сверка фактического наличия единиц хранения дел с итоговой записью в описи - проставление штампа и даты проверки, пересоставленные (в случае необходимости) итоговой записи в конце всех экземпляров описи - оформление результатов в акте и листе проверки наличия и состояния документов | X | |||||
1.20.2.1 | - сброшюрованных в единицу хранения | ед.хр. | 300 | Для документов | ||||
1.20.2.2 | - несброшюрованных | л. | 2000 | периода | ||||
1.20.2.3 | - с полистным просмотром | ед.хр./ | 10/1500 | применяется | ||||
1.20.2.4 | - карточек в картотеке, хранящихся на правах подлинников | шт. | 1100 | |||||
1.20.3 | Проверка наличия | X | ||||||
1.20.3.1 | фотодокументов | выемка единицы хранения из конверта - сверка изображения с описью (книгой учета и описания), соответствия архивного шифра на негативе с архивным шифром на конверте и по описи (книге учета и описания) - выявление видимых дефектов на негативе - запись рекомендаций по реставрации в журнал проверки наличия | ед.хр. | 250 | Для размера "1" и "2" применяется коэффициент 0,8; размера "3" и "4" - 0,36, размера "5" - 0,28 | |||
1.20.3.2 | фонодокументов | сверка фактического наличия фонодокумента с описью (книгой учета и описания), архивного шифра и заголовка описи с описанием на этикетке и шифром на упаковке - определение необходимости замены упаковки - выемка фонодокумента из упаковки - визуальное определение его физического состояния - укладка фонодокумента в упаковку, забандероливание, упаковка - заполнение листа проверки наличия и состояния документов по установленной форме | ед.хр. | 100 | ||||
1.20.4 | Проверка наличия страхового фонда и фонда пользования: | X | ||||||
1.20.4.1 | - на микроформах | сверка описи страхового фонда и фонда пользования, картотеки фонда пользования с поисковыми данными на бюксах (катушках, конвертах с микрофишами) - проверка соответствия поисковых данных на ракордах микрофильмов и на бюксах - составление листа проверки наличия микрофильмов (микрофиш) - ведение БД (составление карточек) на микрофильмы (микрофиши), имеющие повреждения | рулон (бюкс, | 230 | ||||
1.20.4.2 | - на физически обособленных носителях (электронного фонда пользования) | проверка правильности ведения книги учета носителей электронного фонда пользования - сверка книги учета носителей электронного фонда пользования с поисковыми данными электронных копий, записанных на физически обособленных носителях - составление листа проверки наличия физически обособленных носителей - выявление носителей, требующих перезаписи | ед. носителя | 150 | ||||
1.20.5 | Проверка наличия описей | сверка заголовка и шифра описи на обложке (карточке) с реестром описей - возврат описи в коробку (картотечный ящик) - проставление отметки в реестре описей о наличии экземпляров описи | экз. описи | 200 | ||||
1.21 | Оценка (проверка) физического и технического состояния документов при приеме, в процессе хранения, после физико-химической и технической обработки, в целях признания документов в неудовлетворительном физическом состоянии: | поединичный просмотр единиц хранения - составление заключения о необходимости проведения обработки/экспертное заключение о признании документа находящемся в неудовлетворительном состоянии - оформление заказа на обработку документов | X | |||||
1.21.1 | - на бумажном носителе с применением единой буквенно-цифровой индексации | ед.хр. | 32 | |||||
1.21.2 | - фотодокументов | ед.хр. | 70 | Для документов размером более 1 применяется коэффициент 0,65 | ||||
1.21.3 | - фонодокументов | час звучания | 5 | |||||
1.21.4 | - видеодокументов | ед.хр./ | 8/ | |||||
1.21.5 | - электронных документов на физически обособленных носителях | ед. носителя | 30 | |||||
1.21.6 | - микроформ | рулон/ | 6 | При приеме микрофиш применяется коэффициент 0,5 | ||||
1.22 | Ведение учета физического состояния документов: | заполнение карточки установленной формы (внесение записи в книгу или БД) - включение карточки в картотеку (при ведении картотеки в традиционной форме) - систематизация карточек по порядку номеров фондов (при ведении картотеки в традиционной форме) | X | |||||
1.22.1 | - на бумажном носителе | запись (карточка) | 50 | |||||
1.22.2 | - фотодокументов | ед.хр. | 85 | |||||
1.22.3 | - фонодокументов | запись (карточка) | 75 | |||||
1.22.4 | - электронных на физически обособленных носителях | запись (карточка) | 110 | |||||
1.22.5 | - микроформ | запись (карточка) | 60 | |||||
1.23 | Технический контроль: | |||||||
1.23.1 | фонодокументов: | поединичный визуальный осмотр фонодокумента - выявление физических повреждений - написание заключения о необходимости и сроках проведения консервационно-профилактических мероприятий и сроках следующего контроля | X | |||||
1.23.1.1 | - с прослушиванием на | час звучания | 4 | |||||
1.23.1.2 | - без прослушивания на | ед.хр. | 40 | |||||
1.23.2 | страхового фонда и фонда пользования: | X | ||||||
1.23.2.1 | с использованием контрольной аппаратуры | визуальный (или с использованием соответствующих приборов) осмотр состояния упаковки микроформы (рулона, бюксы, микрофиши), соответствия маркировки на ракордах, упаковке (этикетках, бортах, верхней крышке коробки) и данных в акте технического состояния и описи страхового фонда - проверка наличия защитных и стандартных ракордов, шага перфорации, нумерации планов, длины единицы хранения, качества склеек, технического состояния перфорационного ряда (надколы, надсечки, выстриги и другие), качества фотографического изображения, стабильности триацетатной основы пленки, состояния эмульсионного слоя (наличие царапин, сдиров, отпечатков пальцев, локальных повреждений), состояния основы (наличие царапин, различных капель, разводов) - описание выявленных дефектов согласно "Классификации основных дефектов фильмовых материалов и микроформ" - проведение необходимой ручной реставрации (удаление масляных пятен, обеспыливание, ремонт перфорационного ряда, укрепление склеек и другие.) - намотка прошедшие контроль страховых копий на сердечник - укладка в металлическую или пластиковую коробку - проверка соответствия данных на этикетке упаковки - составление акта технического состояния - составление карточек дефектов | кадр | 10000 | ||||
1.23.2.2 | без использования контрольной аппаратуры | поединичный визуальный осмотр микроформы (рулона, бюксы, микрофиши) - выявление физических повреждений - написание заключения о необходимости и сроках проведения консервационно-профилактических мероприятий и сроках следующего контроля | кадр | 10250 | ||||
1.24 | Опечатывание коробок с малоиспользуемыми фондами, прошедшими проверку наличия | проставление на листе бумаги (бумажной ленте) даты опечатывания, подписи исполнителя - наклеивание бумаги (бумажной ленты) на коробку | коробка | 120 | ||||
1.25 | Составление и оформление заявки (заказа) на проведение физико-химической и технической обработки | предварительное согласование с исполнителем объема и состава документов на обработку - заполнение бланка заявки (заказа) в необходимом количестве экземпляров - визирование бланка заявки (заказа) | ед.хр./ | 100/ | ||||
1.26 | Прием документов после физико-химической и технической обработки: | поединичный прием единиц хранения - выборочная или сплошная проверка их физического и/или технического состояния - размещение на места хранения - проставление соответствующих отметок в учетных документах и книге выдачи (БД) | ||||||
1.26.1 | с выборочным просмотром | ед.хр. | 75 | |||||
1.26.2 | с полистным просмотром | ед.хр./л. | 30/1500 | |||||
1.27 | Выдача/возврат подлинников документов, фонда пользования, описей | |||||||
1.27.1 | Выдача/возврат документов из архивохранилища*: | ознакомление с заказом (требованием) на выдачу документов на предмет ограничения доступа, наличия фонда пользования - регистрация заказа в книге выдачи (БД) - уточнение мест хранения единиц хранения по топографическому указателю (в случае необходимости) - заполнение карт заместителей - выемка заказанных единиц хранения из первичных средств хранения - проверка соответствия шифра и заголовка на обложке единицы хранения и в заказе (требовании) - визуальная оценка физического состояния - оформление и подклейка листа использования (при необходимости) - перемещение до соответствующего структурного подразделения - получение подписи заказчика за каждую единицу хранения в книге выдачи или заказе (требовании) - возврат отработанных единиц хранения на места хранения - проверка заполнения листов использования - проверка физического состояния дел - выемка карт-заместителей и размещение их в первичные средства хранения - регистрация приема возвращенных единиц хранения в книге выдачи (БД) | X | |||||
1.27.1.1 | - на бумажном носителе | ед.хр. | 100 | Для документов досоветского периода, | ||||
1.27.1.2 | - фонодокументов | ед.хр. | 100 | |||||
1.27.1.3 | - фотодокументов | ед.хр. | 120 | |||||
1.27.2 | Выдача/возврат фонда пользования*: | |||||||
1.27.2.1 | аналогового | ознакомление с заказом (требованием) на выдачу микроформ - регистрация заказа в книге выдачи (БД) - заполнение и размещение карт заместителей - выемка заказанных микроформ - визуальная оценка физического состояния - оформление и вкладывание листа использования (при необходимости) - перемещение до читального зала - получение подписи за каждую микроформу в книге выдачи или заказе (требовании) - перемещение отработанных микроформ до места хранения - проверка заполнения листов использования - проверка физического состояния микроформ - выемка карт-заместителей и размещение их в первичные средства хранения - регистрация приема возвращенных микроформ в книге выдачи (БД) | рулон (бюкс, | 150 | ||||
1.27.2.2 | электронного (на физически обособленных носителях) | ед. носителя | 100 | |||||
1.27.3 | Выдача/возврат описей | ознакомление с заказом (требованием) - регистрация заказа в книге выдачи - заполнение карт заместителей - выемка заказанных описей из первичных средств хранения - проверка соответствия шифра и заголовка на обложке описи и в заказе (требовании) - перемещение до места нахождения заказчика - получение подписи заказчика за каждую опись в книге выдачи описей - перемещение отработанных описей до места хранения - выемка карт-заместителей и размещение их в первичные средства хранения - регистрация приема возвращенных описей в книге выдачи | ед. | 170 | ||||
1.27.4 | Оформление акта о выдаче во временное пользование | оформление акта о выдаче во временное пользование по установленной форме | позиция акта | 24 | ||||
1.27.5 | Выверка книг выдачи документов* | постраничный просмотр один раз в квартал незаконченных книг (БД) выдачи документов из хранилища - выявление ед. хранения с просроченными сроками возврата - принятие мер по возврату или осуществление переоформления выдачи в случае фактического отсутствия ед. хранения на месте хранения | запись | 650 | ||||
1.28 | Работа с особо ценными документами | |||||||
1.28.1 | Выявление особо ценных и уникальных документов: | составление перечня фондов, предположительно содержащих особо ценные документы - изучение истории фонда и фондообразователя, научно-справочного аппарата (далее - НСА) к документам - полистный визуальный просмотр описей или документов (аннотаций с одновременным просмотром фотонегативов) - определение ценности документов на основании соответствующих критериев - подготовка предложений об отнесении документов к особо ценным или уникальным для рассмотрения экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК) | X | |||||
1.28.1.1 | - по описям | описательная статья | 550 | Для описей | ||||
1.28.1.2 | - по документам на бумажном носителе | л. | 800 | Для дел досоветского периода применяется коэффициент 0,5, документов личного происхождения - 0,8 | ||||
1.28.1.3 | - по фотодокументам | ед.хр. | 250 | Для документов размером более 2 применяется коэффициент 0,5 | ||||
1.28.1.4 | - по фонодокументам, видеодокументам | X | ||||||
- с прослушиванием (шосмоттюм) на воспроизводящей аппаратуре | час звучания | 2 | ||||||
1.28.2 | Составление описи на особо ценные дела, документы:* | формирование описи особо ценных дел, документов - оформление описи по установленной форме - составление титульного листа, итоговой записи - нумерация листов описи - составление листа-заверителя | X | |||||
1.28.2.1 | - на бумажном носителе | описательная статья | 60 | |||||
1.28.2.2 | - фонодокументы | описательная статья | 35 | |||||
1.28.2.3 | - фотодокументы | описательная статья | 100 | |||||
1.28.2.4 | - видеодокументы | описательная статья | 150 | |||||
1.28.3 | Составление листа учета и описания уникального документа | документ | 3 | |||||
________________
| ||||||||
1.29 | Передача страхового фонда на специальное хранение | доставка микроформ страхового фонда из хранилища на рабочее место - сверка описи страхового фонда с поисковыми данными на средствах первичного хранения - проверка соответствия поисковых данных на ракордах пленки и на бюксах - подготовка пакета документов, предусмотренных Правилами - маркировка транспортной тары - помещение микроформ в транспортную тару - передача по накладной организации-перевозчику | кадр | 20000 | ||||
1.30 | Создание электронного фонда пользования в ручном режиме: | |||||||
1.30.1 | на документы на бумажном носителе: | расправление листов и подложка под них белых листов (при необходимости) - оцифровка - маркировка полученных файлов - размещение в информационную систему архива | X | Для | ||||
1.30.1.1 | - текстовые (с разрешением 300/600 dpi TIFF) | л. | 800 | |||||
________________
| ||||||||
1.30.1.2 | - картографическая, конструкторская документация, изобразительные материалы (с разрешением 600 dpi TIFF) | л. | 300 | |||||
________________
| ||||||||
1.30.2 | на фонодокументы (в формате WAV, 96 кГц и 24 бит) | получение и визуальный осмотр фотодокумента - выявление физических повреждений - промывка фонодокумента грамзаписи (перемотка фонодокумента на магнитной ленте) - оцифровка - создание мета-данных на оцифрованный фонодокумент | час звучания | 4 | Для грамзаписи применяется коэффициент 0,75, электронных фонодокументов на обособленных носителях - 1,5 | |||
1.30.3 | на фотодокументы (с разрешением 2400/3200 dpi TIFF) | получение и визуальный осмотр негатива фотодокумента - оцифровка - создание мета-данных на оцифрованный фотодокумент | ед. учета | 240 | ||||
1.31 | Страхование документов | определение категории ценности документа и величины его страховой оценки в соответствии с отраслевыми методическими разработками - оформление акта страховой оценки по установленной форме | позиция акта | 10 | ||||