17.6.1. Ответственность за составление и оформление, а также согласование проекта документа с заинтересованными ФОИВ и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Министерства (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение Министерства - ответственный исполнитель документа.
17.6.2. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители (далее - соисполнители) документа также несут ответственность за своевременную и качественную подготовку документа и представление ответственному исполнителю в половину установленного срока необходимых материалов (проектов документов, заключений, справок, сведений и т.д.). Соисполнители обязаны по требованию ответственного исполнителя представлять все необходимые материалы для исполнения документа.
17.6.3. Проекты документов Министерства готовятся в форме электронных документов или документов на бумажном носителе.
При подготовке электронных документов используются электронные шаблоны, документов на бумажном носителе - бланки установленной формы или бумага стандартного формата A4.
Проекты документов включаются в СЭД.
17.6.4. До представления на подпись ответственный исполнитель проверяет правильность оформления проектов документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - списка рассылки.
17.6.5. Согласование проектов исходящих документов может проводиться в СЭД или в форме визирования проекта исходящего документа на бумажном носителе (визы проставляются на лицевой стороне подписного листа).
17.6.6. Исходящие документы, завизированные всеми заинтересованными лицами (ответственным исполнителем, его непосредственным руководителем, руководством структурного подразделения Министерства - ответственного исполнителя, руководством структурных подразделений Министерства - соисполнителей, заместителем Министра в соответствии с его распределением обязанностей) и подписанные уполномоченным лицом, регистрируются в СЭД.
17.6.7. Регистрация исходящих документов осуществляется в день подписания или на следующий рабочий день, если документы были подписаны в конце рабочего дня или в нерабочее время.
17.6.8. Перед регистрацией исходящих документов проверяется правильность оформления документов (в том числе наличие подписей, виз, правильность написания адресов), а также указанных в исходящих документах приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов по списку рассылки, наличие отметки об исполнителе.
Неправильно оформленные документы возвращаются ответственному исполнителю документа на доработку независимо от факта его подписания.
17.6.9. Отсутствие виз на документе не допускается. Документ визируется ответственным исполнителем, его непосредственным руководителем, руководителем структурного подразделения Министерства, заместителем Министра, курирующим данное структурное подразделение Министерства, даже если во время его отсутствия входящий документ был направлен на исполнение в структурное подразделение Министерства заместителем Министра, его замещающим. Перечень лиц, визирующих документ, может быть изменен по прямому указанию Министра. Проекты федеральных законов, направляемые на согласование в другие министерства и ведомства, визируются в Правовом департаменте, статс-секретарем - заместителем Министра.
17.6.10. При поступлении служебной записки об отсутствии предложений в проект документа, добавлять в маршрут согласования в СЭД руководителя структурного подразделения Министерства, направившего служебную записку не требуется.
При поступлении служебной записки с предложениями от соисполнителей, необходимо добавлять руководство данного структурного подразделения Министерства в маршрут согласования в СЭД.
17.6.11. При регистрации исходящего письма в СЭД сведения об исходящем документе фиксируются в РК, к которой прикрепляется электронная копия исходящего документа.
17.6.12. Дата регистрации и регистрационный номер проставляются на исходящем экземпляре документа, а также на визовом экземпляре исходящего документа, остающимся в деле.
17.6.13. Исходящие документы за подписью Министра, заместителей Министра регистрируется в общем отделе.
Исходящие документы за подписью руководства структурного подразделения Министерства регистрируются в соответствующем структурном подразделении Министерства.
Исходящие письма в адрес иностранных корреспондентов могут также регистрироваться в Департаменте международного сотрудничества и связей с общественностью.
17.6.14. Исходящий документ, подписанный Министром, заместителем Министра, руководителем структурного подразделения Министерства, передается на отправку, копия документа на бумажном носителе с визами помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел, формируемой в Министерстве.
Электронные документы после их подписания электронной подписью и отправки адресату хранятся в базе данных СЭД.