17.2.1. Доставка документов в Министерство осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, телеграфной, факсимильной связи, в электронной форме по каналам МЭДО, электронной почтой, а также путем личной передачи документов группу экспедиционной обработки документов общего отдела (далее - Экспедиция).
С помощью почтовой, фельдъегерской связи, телеграфной, в Министерство доставляется корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий.
Прием всех поступающих в Министерство документов на бумажных носителях фельдъегерской, почтовой и телеграфной связью осуществляется централизованно в Экспедиции.
Поступающие правительственные документы принимаются под расписку: в рабочее время - государственным служащим общего отдела, в вечернее время и в выходные дни - оперативным дежурным по Министерству.
Все поступившие документы подлежат первичной обработке, включающей:
- проверку правильности доставки документов;
- проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов);
- вскрытие упаковки;
- проверку целостности входящих документов, включая приложения;
- уничтожение конвертов, пакетов или упаковки;
- проставление отметки о поступлении документа в Министерство.
Не подлежат вскрытию в Экспедиции конверты (пакеты), адресованные должностным лицам Министерства с пометкой "Лично".
Конверты после проверки подлежат уничтожению. В случаях, когда только по конверту можно установить адрес отправителя документа или, когда дата почтового штемпеля может подтвердить время отправления и получения документа, конверты прикладываются к отправлению для дальнейшего хранения. После завершения работы с документом конверт вместе с документом помещается на хранение в дело.
Ошибочно доставленные документы пересылаются (возвращаются) отправителю. Документы, поступившие в поврежденной упаковке, проверяются на целостность, в том числе на наличие механических повреждений.
При обнаружении повреждения, отсутствия в конверте (пакете) документа или приложений к нему, подписи на документе, несоответствия номера, указанного на конверте, номеру документа государственным служащим Экспедиции составляется акт в двух экземплярах о возврате документа отправителю. Один экземпляр акта остается в Экспедиции, второй посылается отправителю вместе с документом.
Почтовые отправления, нестандартные по весу, размеру, форме, имеющие неровности по бокам, заклеенные липкой лентой, имеющие странный запах, цвет, предположительно имеющие вложения, не характерные для почтовых отправлений, не вскрываются. О получении подозрительного почтового отправления докладывается руководителю Департамента управления делами и кадров для его дальнейшей утилизации.
17.2.2. Входящие электронные документы, полученные по информационно-телекоммуникационным каналам связи (факсограммы, документы, поступившие по электронной почте, посредством МЭДО, полученных через сайт Министерства) принимаются общим отделом и отделом по работе с обращениями граждан и организации приема населения Департамента управления делами и кадров.
Электронные документы, поступившие по информационно-телекоммуникационным каналам связи и подписанные усиленной квалифицированной подписью, включаются в СЭД после проверки ЭП и подтверждения ее действительности; электронные документы, поступившие от других организаций по электронной почте и подписанные усиленной неквалифицированной подписью или простой ЭП, проходят предварительное рассмотрение и включаются в СЭД при наличии между организацией-отправителем и организацией-получателем соглашения об обмене электронными документами, подписанными соответствующей подписью.
Первичная обработка электронных документов, полученных по информационно-телекоммуникационным каналам связи (факсограммы, документы, поступившие по электронной почте, посредством МЭДО, через сайт Министерства) от других организаций и граждан, должна соответствовать технологии работы с входящими документами.
17.2.3. Первичная обработка документов завершается их распределением (сортировкой) на регистрируемые и не подлежащие регистрации.
К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, которая может быть использована в справочных целях:
- Анкеты (резюме), направляемые в Министерство в целях трудоустройства.
- Бухгалтерские документы (бухгалтерская отчетность, счета, счета-фактуры, акты сверки взаиморасчетов, акты приемки-передачи основных средств, товарные накладные).
- ГОСТы, технические регламенты, руководящие и другие документы по техническому регулированию и стандартизации.
- Графики, наряды, заявки, разнарядки.
- Документы (проекты документов), требующие подписания (согласования, утверждения) и последующего возврата.
- Конкурсная документация.
- Научно-техническая и проектная документация.