17.1.1. Организация документооборота основывается на принципах:
- централизация операций по приему и отправке документов;
- распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);
- предварительное рассмотрение входящих документов;
- регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
- рассмотрение документов руководством Министерства;
- однократность регистрации документов;
- доведение документов до исполнителей;
- подготовка проектов документов;
- согласование проектов документов;
- подписание проектов документов;
- определение места хранения документа (копии документа) и включение документа (копии документа) в дело;
- обработка и отправка исходящих документов;
- регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.
Документооборот Министерства осуществляется с использованием СЭД, УКИД и иных информационных систем, обеспечивающих работу с отдельными комплексами документов.
17.1.2. В документообороте Министерства выделяются следующие документопотоки:
- входящие (поступающие) документы;
- исходящие (отправляемые) документы;
- внутренние (внутриведомственные) документы.
В состав входящих и исходящих документов включаются:
документы, поступающие из Правительства Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, и ответы на них;
документы из других органов государственной власти и органов местного самоуправления и ответы на них;
запросы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и сенаторов Российской Федерации, депутатов законодательных (представительных) органов государственной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления и ответы на них;
документы из государственных, коммерческих и некоммерческих организаций и ответы на них;
документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и ответы на них; иностранная корреспонденция; дипломатическая почта;
документы от организаций, подведомственных Министерству;
обращения граждан и ответы на них;
инициативные письма.