17.4.1. Регистрация входящих документов осуществляется независимо от способа их доставки один раз.
Документы, поступающие от организаций непосредственно в структурные подразделения Министерства, передаются для регистрации и предварительного рассмотрения в общий отдел.
17.4.2. Регистрация входящих документов осуществляется в день их поступления или на следующий рабочий день при поступлении документов в конце рабочего дня или в нерабочее время.
17.4.3. Сведения о входящем документе вносятся в РК СЭД, а входящему документу присваивается регистрационный номер.
Регистрационный номер входящего документа состоит из порядкового номера документа в пределах календарного года.
17.4.4. На всех зарегистрированных входящих документах, за исключением документов, поступивших в форме электронных документов, проставляются входящий регистрационный номер документа и дата регистрации.
17.4.5. Документы, поступившие на бумажном носителе, передаются на сканирование общим отделом, электронная копия документа включается в СЭД и присоединяется к РК документа.
17.4.6. По завершении регистрации входящие документы передаются Министру, заместителям Министра, руководству структурных подразделений Министерства, либо лицам, их замещающим для рассмотрения и вынесения резолюций (указаний по исполнению).
17.4.7. Документы, поступающие на бумажном носителе, после их регистрации, включения в СЭД в виде электронных копий и рассмотрения Министром, заместителями Министра, передаются в соответствующие структурные подразделения Министерства на исполнение и размещения в дело в соответствии с номенклатурой дел, формируемой в Министерстве.
Подлинники входящих документов, в случае назначения нескольких исполнителей по одному документу, передаются ответственному исполнителю.
Для фиксации факта передачи входящих документов и их копий на бумажном носителе исполнителям в структурные подразделения Министерства используются реестры передачи документов.
17.4.8. Документы на бумажных носителях, содержащие информацию ограниченного распространения, при регистрации не сканируются, заполняется РК документа, на оригинале документа проставляется регистрационный номер.
После утверждения проектов резолюций общий отдел осуществляет размножение данных документов и доводит их до исполнителя под роспись в журнале. Оригиналы остаются на хранении в общем отделе.
17.4.9. При регистрации документов, имеющих приложения нестандартных размеров (в т.ч. брошюры, книги), адресованные руководству Министерства, в Министерство (без указания должностного лица), сканируются и прикрепляются к РК только их сопроводительные письма, а в РК документов устанавливается отметка в комментариях. На оригиналах документов на бумажных носителях проставляются регистрационные номера. После чего оригиналы сопроводительных писем с приложениями направляются ответственному исполнителю.
17.4.10. В случае ошибочного направления документа в структурное подразделение Министерства его руководитель в срок до 3 рабочих дней с даты регистрации документа в Министерстве возвращает его в общий отдел с пометкой для внесения соответствующих исправлений в РК и передачи документа по принадлежности.