В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
"бланк документа" - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;
"вид документа" - классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения;
"внутренняя опись" - документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания;
"виза" - реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа;
"включение документа в СЭД" - осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и (или) документа в системе электронного документооборота;
"временное хранение документов" - хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;
"выписка из документа" - копия части документа, заверенная в установленном порядке;
"гриф утверждения" - реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа;
"гриф согласования" - реквизит, выражающий согласие Министерства, не являющегося автором документа, с его содержанием;
"государственные органы" - органы государственной власти Российской Федерации, органы государственной власти субъектов Российской Федерации и иные государственные органы, образуемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством субъектов Российской Федерации;
"дело" - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности Министерства, помещенных в отдельную обложку;
"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, обработку, оперативное хранение и использование документов;
"документ" - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
"документационное обеспечение (управления), ДОУ" - деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами;
"документальный фонд" - совокупность документов, образующихся в деятельности Министерства;
"структурированная информация" - зафиксированная на носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель;
"документирование" - запись информации на носителе по установленным правилам;
"документооборот" - движение документов в Министерстве с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;
"документопоток" - совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут;
"должностное лицо" - лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в Министерстве;
"дубликат документа" - повторный экземпляр подлинника документа;
"заверенная копия документа" - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;
"запрос" - обращение пользователя в устной или письменной форме, в том числе в форме электронного документа, в Министерство либо к должностному лицу о предоставлении информации о деятельности Министерства;
"индекс дела" - цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел, формируемой в Министерстве;
"индивидуальный срок исполнения документа" - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом Министерства или резолюцией (поручением);
"информационно-телекоммуникационная сеть" - технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники;
"классификация" - систематическая идентификация и (или) упорядочение деловой деятельности и (или) документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами;