311. Последующая обработка телеграмм включает следующие функции:
а) выявление наличия телеграмм;
б) учет выполнения контрольных сроков на передаче на всех этапах прохождения и доставке телеграмм;
в) контроль качества обработки телеграмм;
г) хранение всей телеграфной документации;
д) сдача на уничтожение по истечении срока хранения.
312. Выявление наличия телеграмм производится:
исходящих - по номерам подлинных телеграмм и документации приема;
входящих - по распискам на доставленные (врученные) телеграммы, экспедиторским карточкам и реестрам;
транзитных и входящих (в транзитных узлах) - по связям и секторам приема и передачи, контрольным лентам передачи и приема.
313. Наличие всех принятых от отправителей телеграмм должно соответствовать документам приема:
данным контрольно-кассовых машин;
описям телеграмм;
аппаратным журналам.
314. Все телеграммы после их подборки по исходящим (кассовым) номерам и связям приема должны брошюроваться в пачки, на обложках которых указывается наименование документации (телеграммы - исходящие, транзитные), дата приема, наименование связи, номер связи, количество телеграмм, содержащихся в пачке, или бланков с номера по номер и сдаваться в архив на хранение.
315. Журнальные записи и расписки на доставленные телеграммы брошюруются по порядковым номерам приема входящих телеграмм.
316. При отсутствии какой-либо телеграммы или расписки принимаются меры к их выявлению. Для восстановления телеграммы направляют служебную телеграмму о повторении.
Итог наличия всех принятых за сутки телеграмм должен соответствовать извещению, выдаваемом ЦКС при закрытии связи:
ЗЦЗЦ ВАШ 021 НАШ 114 ПОСЛЕДНИЕ СВЯЗЬ ЗАКРЫТА НННН 2030.
Все служебные извещения должны подшиваться и храниться в течение 8 месяцев со дня оказания услуги.
317. Учет выполнения контрольных сроков обработки телеграмм категорий "вне категории", "внеочередная", "Президент Российской Федерации", "Председатель Правительства Российской Федерации", "высшая правительственная", "правительственная", "срочная" ведется сплошным порядком ежедневно за полные сутки.
318. При обмене до 500 телеграмм в сутки учет выполнения контрольных сроков на передаче всех категорий телеграмм должен производиться ежедневно.
В пунктах связи с общим обменом свыше 500 телеграмм в сутки должны проводиться контрольные проверки сроков обработки телеграмм на передаче 5 раз в месяц. Проверке подлежат телеграммы всех категорий по всем связям.
Дни учета устанавливаются руководителем организации оператора телеграфной связи.
В дни учета не должны входить выходные и праздничные дни.
Образец:
За пять учетных дней передано 2000 телеграмм, из них замедленных оказалось 9 телеграмм, что составляет 0,45% (9 х 100/2000). Если за месяц передано 12000 телеграмм, то замедленных окажется 54 телеграммы (12000 х 0,45/100).
319. Время обработки телеграммы на передаче по всем связям исчисляется от времени приема от отправителя в пункте подачи телеграммы или по телеграфному аппарату (связи Телекс), по телефону, от нарочного до времени окончания передачи (указанному на телеграфном бланке в графе "Передача") по телеграфному аппарату, по телефону, факсимильному аппарату.