ГОСТ Р 59999-2025

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ЦИФРОВОЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ ОРГАНИЗАЦИИ

Требования к эталонной модели

Digital document management of the organization. Reference model requirements

ОКС 01.140.30

Дата введения 2025-12-01

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Обществом с ограниченной ответственностью "ДокМенеджмент Консалт" (ООО "ДМК") при участии Межрегиональной общественной организации "Союз ИТ-директоров" (МРОО "СоДИТ") и Финансового университета при Правительстве Российской Федерации

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 055 "Терминология, элементы данных и документация в бизнес-процессах и электронной торговле"

3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 26 февраля 2025 г. № 100-ст

4 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. № 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации". Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе "Национальные стандарты", а официальный текст изменений и поправок - в ежемесячном информационном указателе "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.rst.gov.ru)

Введение

Настоящий стандарт направлен на последовательный переход от автоматизированной обработки документов к цифровым технологиям их создания, использования и хранения.

Одной из основных проблем перехода к цифровым технологиям является отсутствие единой терминологической базы, объединяющей смежные сферы деятельности в рамках процесса управления документами.

Сложилось двоякое толкование термина "электронный документ". Под электронным документом может пониматься и документированная информация, представленная в электронной форме, включая незаверенные электронные копии документов (скан-копии), и документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанный электронной подписью.

Объединение двух исключающих друг друга понятий в один термин ведет к непониманию и серьезным ошибкам при работе с электронными документами. В связи с этим требуется устранить равенство между электронной копией и подлинником электронного документа.

В настоящем стандарте документы классифицированы по признаку носителя подлинника: цифровой документ выделен в отдельную категорию электронного документа, и к нему предъявляются те же требования законодательных и нормативных правовых актов, что и к подлинным электронным документам.

Настоящий стандарт устанавливает принципы ведения цифрового документооборота, при котором помимо сканированных копий документов, изначально созданных на бумажных носителях, и их автоматизированной обработки появляется цифровой документ как объект информационной системы.

Настоящий стандарт содержит методику цифровой трансформации документооборота и устанавливает требования к методическому проекту, направленному на формирование целевой модели цифрового документооборота с последующей ее реализацией на базе выбранного программного обеспечения (методические проекты могут осуществляться на договорной основе или быть реализованы внутри организации). Стадии методического проекта схематично показаны на рисунке 1.

     Рисунок 1 - Стадии методического проекта

Стандарт определяет архитектуру целевой модели цифрового документооборота, которая показана на рисунке 2.

     Рисунок 2 - Архитектура целевой модели цифрового документооборота

Целевая модель включает эталонную модель цифрового документооборота и переменные информационные компоненты.

Эталонная модель строится из постоянных информационных компонент и предопределенных моделей документных процессов.

Постоянные информационные компоненты представляют собой набор данных о документе, предопределенных нормативными правовыми актами и методическими документами. Постоянные информационные компоненты задаются на каждый отдельный вид документа.

Переменные информационные компоненты представляют собой переменные значения постоянных информационных компонент, характерные только для определенной организации.

Предопределенные модели документных процессов представляют строго закрепленную последовательность операций.

Постоянные информационные компоненты преобладают над переменными в соотношении 80:20, как показано на рисунке 2.

Состав информационных компонент документа представлен в таблице 1.

Таблица 1 - Состав информационных компонент документа

В таблице 2 приведена эталонная модель приказа по основной деятельности. Из нормативных правовых актов известны все обязательные характеристики приказа по основной деятельности, поэтому можно построить эталонную модель приказа по основной деятельности.

Таблица 2 - Эталонная модель приказа по основной деятельности